Werken in het analoge tijdperk
Analoog en digitaal archiveren met elkaar vergelijken is zowat hetzelfde als een typemachine vergelijken met een computer. Wat zijn de gevolgen van analoog archiveren? Werknemers gaan tekeningen ophalen en moeten er eerst nog naar zoeken—vaak zijn ze verkeerd of helemaal niet geklasseerd— en dat kost allemaal tijd. Als ze de tekeningen gevonden hebben, kan blijken dat deze zo beschadigd of aangetast zijn dat ze moeilijk, zo niet onmogelijk, gewijzigd kunnen worden. Voor analoge archieven is er heel wat opslagruimte nodig. En soms gaan tekeningen verloren in een brand of een overstroming, iets waarvoor de organisatie wettelijk aansprakelijk kan worden gesteld.
De moderne oplossing: Océ Scan-to-Archive
Dat is nu allemaal veranderd—de problemen van analoge archieven zijn van de baan met de moderne oplossing van Océ, Scan-to-Archive. Hoe werkt het?
- U scant de tekeningen met superproductieve scanners en software van Océ
- U bewerkt en verbetert de tekeningen, en kijkt ze na
- U indexeert de gedigitaliseerde tekeningen en voegt bestandsinformatie toe
- U importeert de documenten in het digitale archief
Dat is alles. Het analoge archief wordt omgezet in een online database. Klaar voor verdeling aan klanten en voor raadpleging door de gebruikers van die klanten, klaar voor hergebruik, opvraging via het internet en klaar voor integratie met CAD/PDM/ERP-toepassingen. Een volledig geïntegreerde oplossing die kosten bespaart, veilig en gemakkelijk te gebruiken is.
Laat de informatie door uw hele organisatie stromen
In vergelijking met analoge archieven breekt er met de Océ Scan-to-Archive oplossing een nieuw tijdperk aan in de controle van documenten.
- Bestanden kunnen digitaal worden verdeeld en werknemers kunnen de tekeningen raadplegen vanaf hun werkstations overal in de organisatie
- Geen dubbele archieven of verkeerd geklasseerde bijgewerkte versies meer. Met als gevolg minder tijdverlies en meer productiviteit bij het opzoekwerk
- Digitale tekeningen worden altijd geklasseerd, raken niet beschadigd en hebben een levensduur van 10-30 jaar
- Digitale tekeningen kunnen vertrouwelijk in eigen beheer worden gescand, volgens het ritme van uw organisatie
- U hebt aanzienlijk minder opslagruimte nodig
- Als u reservebestanden aanlegt, verkleinen digitale tekeningen de kans dat er belangrijke documenten verloren gaan, wat dus ook het risico van juridische vervolging en eisen tot schadevergoeding vermindert
De start-up support van Océ legt het ritme vast
Met de start-up support van Océ is Scan-to-Archive eenvoudig te integreren, te implementeren en te gebruiken.
- We kunnen de huidige processen en documentstructuren van uw organisatie beoordelen en kostenbesparende mogelijkheden benadrukken; we kunnen praktisch advies geven over het digitaliseren van uw analoog archief en u adviseren betreffende software/hardware opties.
- Océ kan het scan- en archiveringssysteem dat het best werkt voor uw bedrijf implementeren.
- Océ kan uw werknemers een korte opleiding geven met follow-up support zodat u gegarandeerd vlot kunt overstappen naar hogere organisatorische productiviteit en veiligheid. Océ kan u van begin tot einde op het goede spoor zetten van snelle, kostenbesparende digitale archivering.
Océ-software krijgt het voor elkaar
De brandstof voor deze verwerking, de beeldverwerkings- en archiveringssoftware van Océ, zet de Scan-to-Archive-inrichting productief aan het werk in uw organisatie.
Met zijn unieke beeldverwerkingstechnologie levert Océ Image Logic® automatisch topkwaliteit voor elk document dat wordt gescand. Zelfs bij de moeilijkste originelen-zoals blauwdrukken, foto's en donkere kopieën- wordt de leesbaarheid geoptimaliseerd en op maximale kwaliteit gereproduceerd.
Océ View Station-software verbetert de beeldkwaliteit en voert tal van bewerkingsfuncties uit zoals rechttrekken, ontspikkelen en opknappen. Om de verwerking sneller te doen verlopen kunt u deze functies vooraf automatisch instellen en kunt u grote batches 's nachts laten verwerken.
Nadat u uw tekeningen hebt gescand kunt u met Océ Doc Exec® archiveringssoftware en het uitgebreidere Océ Doc Exec® Pro de gescande tekeningen nakijken en indexeren en de documenten in het archief importeren. U kunt eenvoudig op trefwoord zoeken, weergeven en ophalen met behulp van één muisklik.
Océ-scanners maken het karwei af
Meer dan wat dan ook biedt het assortiment TDS technische scanners van Océ u keuze—ze reproduceren tekeningen of microfilm in zwart-wit of in kleur. U kunt keuzes maken in scanvolume, snelheid en breedtes van A4 tot 50-inch. U kunt verschillende scankwaliteiten kiezen om optimale reproductie te behalen, of u nu met nieuwe of oude documenten op papier werkt. Flexibele, kostenbesparende opties voor scanning en software die u nodig hebt. Flexibele aankoop-, leasing- en huurovereenkomsten die beantwoorden aan uw budget en tijdsplanning. Naarmate uw organisatie evolueert kunnen uw belangrijke tekeningen veiliggesteld en onder controle gebracht worden. Als marktleider op dit vlak helpt Océ organisaties op het snelle digitale spoor. |
