Cycli in het academische jaar zorgen voor pieken in de productie van documenten. De meeste digitale cursusmaterialen moeten vlak voor elk semester worden afgedrukt. De exacte benodigde hoeveelheden zijn meestal niet bekend. Toch is het vooraf produceren van grote hoeveelheden voorraad verspilling van tijd, materiaal en financiële hulpbronnen. In deze piekperiode kunnen storingen van de copiers en printers de cursusroosters ernstig verstoren en interne klanten teleurstellen.

Nieuwe software kan tegenwoordig een digitale koppeling tot stand brengen tussen eindgebruikers en de centrale reproductieafdeling. Eindgebruikers kunnen documenten weergeven op hun eigen pc zoals ze moeten worden afgedrukt, en daarna de opdracht via het netwerk versturen. De opdrachtbon toont ook de verscheidenheid aan services die worden aangeboden in de centrale reproductieafdeling, bijvoorbeeld media- en afwerkmogelijkheden.

Studenten kregen in het verleden een paar exemplaren van een boek, bij elkaar gehouden met een nietje. Dit soort studiemateriaal weerspiegelt echter niet de werkelijke waarde. Met de nieuwe software, hardware en afwerkapparaten kunt u professionele documenten produceren waarmee uw faculteit een goede indruk maakt en kunt u de waarde van de centrale reproductieafdeling laten zien. Kwaliteit is een manier om de afdeling te verkopen binnen de organisatie.

Een centrale reproductieafdeling kan dienst doen als belangrijke koppeling bij het besturen van documentenstromen en het bieden van professionele services. Maar de afdeling moet niet worden beschouwd als kostenposten. Nieuwe methoden en software maken van de centrale reproductieafdeling een winstpost. Met de gespecificeerde boekhoudtoepassing kunt u de afdrukkosten terugverdienen. Het bestuur kan op eenvoudige wijze de kosten volgen voor een efficiënte productie.