Het probleem
Gebruikers van grootformaat Océ-systemen, zoals architecten- en ingenieursbureaus, bouw- en nutsbedrijven willen graag grip hebben op hun documentenprocessen. Elke scan, kopie of print kost geld en dat moet uiteindelijk betaald worden, maar hoe en door wie? Wanneer uw organisatie aan meerdere projecten werkt, weet u hoe lastig het kan zijn om de kosten van alle prints en kopieën toe te wijzen aan verschillende projecten en deze vervolgens door te belasten, tenzij u beschikt over Océ Account Center, een applicatie die hiervoor speciaal ontwikkeld is.
De oplossing
Océ Account Center registreert bij elke scan, kopie of print de gegevens van de gebruiker, het project en dergelijke. Deze gegevens brengt u over naar uw administratieve systeem en op deze manier kunt u de kosten zonder problemen en waterdicht doorbelasten naar de juiste collega's, afnemers of kostenplaatsen. De gebruiker betaalt en daardoor heeft u volop mogelijkheden om de investering in uw Océ systeem snel terug te verdienen.
Hoe werkt het?
Met de software kunt u de apparatuur zo instellen, dat iemand pas kan printen of kopiëren nadat hij of zij de gewenste accountinginformatie heeft ingevoerd. Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen dus van de apparatuur gebruik maken. Bij het printen kan iemand de nodige gegevens vanaf de eigen werkplek invoeren en bij het scannen en kopiëren gebeurt dit op het apparaat zelf, en wel via de Océ Power Logic Controller. Met behulp van voorgedefinieerde keuzemenu's selecteert de gebruiker zijn naam, projectnummer en andere gegevens en drukt vervolgens op de groene knop. Zo weet u zeker, dat elke kopie, scan of print vergezeld gaat van de benodigde, juiste accountinginformatie. Alle gegevens over gebruiker, project, aantal kopieën, papierformaat en dergelijke worden automatisch geadministreerd. Bovendien levert Océ Account Center u periodiek een gedetailleerd overzicht van het gebruik en de workload van uw grootformaat Océ systemen.
Welke accountinginformatie de medewerkers moeten invoeren bepaalt u zelf. U kunt alle accountingvelden en bijbehorende toegestane waarden definiëren (zoals gebruikers, afdelingen, projecten en opdrachten) en op maat maken, zodat ze aansluiten bij uw organisatie. Ook kunt u wachtwoorden instellen, aangeven of velden verplicht ingevuld moeten worden, handige keuzelijsten samenstellen en dit alles op afstand beheren. Océ Account Center past zich dus aan uw werkwijze aan en niet andersom.
Exporteren
Océ Account Center kunt u koppelen aan externe applicaties (ERP-systemen), zoals SAP, waardoor u alle gegevens over prints, scans en kopieën automatisch in uw financiële administratie kunt invoeren. Ook kunt u op basis van deze gegevens rapportages en analyses maken. De informatie uit Océ Account Center kan namelijk in bekende en universele bestandformaten, zoals CSV en XML, worden omgezet.
Océ Account Center is hét antwoord op de behoefte van veel organisaties om hun documentenprocessen te registreren en door te belasten naar de juiste projecten en kostenplaatsen. U ziet het: Océ maakt het werken met documenten in alle opzichten gemakkelijker.
