Een goedwerkend voetgangersnetwerk
Jarenlang hebben de werknemers vanThales trappen op en neer gerend om documenten te verkrijgen. Omdat ze bijna 80% van de tekeningen opnieuw gebruiken, waren ontwerpers en technici constant in de repro om uitgegeven tekeningen en tekeningensets op te vragen. Deze documenten bevonden zich in een uitgebreid microfilmarchief. Wanneer een werknemer naar de repro was gelopen om een document aan te vragen, betekende dit vaak dat hij of zij moest wachten terwijl het personeel van de repro de juiste microfilm(s) zocht en een afdruk op papier maakte. Of nog een keer naar de repro lopen als de opdacht was uitgevoerd.

 

Archiveringsproblemen met 25.000 documenten per maand
In de repro van Thales produceren de werknemers zo'n 25.000 grootformaat documenten per maand voor ontwerpers, productiepersoneel, toeleveranciers en klanten. Met het microfilmarchief duurde het vaak een paar minuten om elke gevraagde tekening op te zoeken en uit het archief te halen. Dit betekende soms wel een dag werk voor het reproduceren van een grote set tekeningen. En soms plaatste het personeel de microfilm verkeerd terug, zodat deze moeilijk weer kon worden gevonden. Erger nog, de gevraagde documenten waren niet beschikbaar voor iemand anders totdat ze werden teruggeplaatst in het archief.

 

Strooptocht naar informatie
De complexe vluchtsimulators van Thales maken het vaak moeilijk om de juiste documenten te vinden. Als er bijvoorbeeld iets niet goed werkte, moest er een contactpersoon van de technische afdeling/productieafdeling naar beneden om het probleem te onderzoeken. Daarna moest deze persoon weer naar boven om het bijbehorende onderdeelnummer te zoeken, de juiste tekening te vinden, naar de repro te lopen om een afdruk op papier te vragen en vervolgens wachten totdat deze werd geprocudeerd. Zodra de gevraagde tekening klaar was, bleek soms dat er een andere tekeningen nodig was. Dit betekende dat het hele proces nog een keer moest worden uitgevoerd. Alle verspilde tijd had beter gebruikt kunnen worden om het originele probleem op te lossen.

 

Het ophaal-/productieproces voor documenten stroomlijnen
Het bedrijf voegde Océ Engineering Exec®-software toe aan het bestaande multifunctionele systeem Océ 9800 en de Océ 3000-microfilmscanner om de productiviteit van de repro te verhogen. Het personeel scande ongeveer 140.000 microfilmdocumenten voor opslag in het digitaal archief van Océ Engineering Exec® met een snelheid van maximaal 2.000 per dag. Deze documenten konden dus onmiddellijk worden opgeroepen en op verzoek worden afgedrukt. Met de online oplossing kunnen de werknemers van Thales snel toegang en opnieuw toegang krijgen tot documenten zonder zich zorgen te maken over het archiveren van de documenten. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten.

 

Océ Process Consultancy helpt prioriteiten stellen voor verbeteringen
Thales was erg ingenomen met de initiële rentabiliteit van de oplossing. Maar wist dat het mogelijk was nog meer te bereiken. Er werd een Océ Consultancy Workshop gehouden door Océ-documentspecialisten. Deze workshop speelde een grote rol om de belangrijkste werknemers te helpen extra verbeteringen te identificeren en overeenstemming te bereiken over een lijst met prioriteiten met kwesties die betrekking hadden op het documentbeheer van de gehele organisatie. Dit had tot gevolg dat Thales zoek-, weergave- en afdrukmogelijkheden toevoegde op cruciale plekken in het gehele bedrijf, voor een krachtige documentoplossing die verder gaat dan de repro.

 

Documenten online inzien voor meer dan 80% tijdbesparingen
De contactpersonen voor de technicische afdeling/productieafdeling waren de eerste groep die voordeel had van de online toegang tot documenten. De reactietijd op productieproblemen en verzoeken van leveranciers is afgenomen met 80% omdat ze nu online zeer snel in de documenten kunnen zoeken en de relevante documenten in een paar minuten kunnen vinden. Ontwerpers profiteren ook omdat ze 24 uur per dag, 7 dagen per week online toegang hebben tot documenten. Een echt voordeel wanneer een klant verzoekt om een nieuw product met een strakke deadline. Thales schat dat online toegang tot documenten de ontwerp-productiecyclus een week heeft bekort.