Knelpunt 1: tijdverspilling bij productie en montage
Wanneer werknemers in de productie of montage tekeningen wilden hebben, moesten ze naar de centrale afdrukkamer lopen en om de betreffende tekening vragen. Het kon wel twee uur duren voordat ze de tekeningen kregen. Dit betekende veel verloren tijd op de werkvloer.

Voordeel 1: onmiddellijk ophalen van documenten
Met Océ Engineering Exec® kunnen werknemers tekeningen weergeven of afdrukken vanaf verschillende stations in de fabriek. 'Het ophalen van documenten gebeurt onmiddellijk', zegt Dana Hammer, systeemontwikkelaar bij GE. 'Iedereen kan erheen lopen, een tekening aanvragen en deze afdrukken. Dit heeft de productiviteit op de werkvloer werkelijk verbeterd'.

Knelpunt 2: inefficiënte klantenservice
General Electric moest zijn klanten voorzien van zo'n 2.200 tot 2.400 up-to-date tekeningen per ploegendienst. De handmatige bestelling, productie, verzameling en verzending van deze sets kon soms wel 8 uur duren. Klanten moesten dus vaak wachten op hun tekeningen. Dit had ook een vertragende werking op het goedkeuringsproces.

Voordeel 2: efficiëntere postverwerking
'We merkten ook een belangrijke verbetering in onze postverwerkingstoepassingen', zegt Hammer. 'Onze mailings worden nu elektronisch samengesteld en verzonden. Ze worden opgeslagen op een pc totdat een reproductiemedewerker ze afdrukt. Er zijn niet alleen grote productiviteitsbesparingen, maar we konden ook het aantal benodigde mensen in de postverwerking beperken van zes naar vier'.

Knelpunt 3: integriteit van tekeningen ontoereikend General Electric had soms problemen met de integriteit van de tekeningen vanwege een verouderd documentenonderhoudssysteem. Als de nieuwste analoge plannen waren voltooid, moesten ze op de werkvloer handmatig in boekensets worden gevoegd. Voor het bewaken en bijwerken van de boeken was veel personeel nodig. Vaak werden tekeningen over het hoofd gezien, zodat men in de fabricage niet met de nieuwste revisie werkte. Dit kon leiden tot productievertragingen en verspild materiaal.

Voordeel 3: gegarandeerde documentenintegriteit
Door alles online te plaatsen, was de integriteit van de documenten gegarandeerd. Hammer: 'Het Engineering Exec®-systeem heeft een ingebouwd revisiecontrolesysteem. Het is nu onmogelijk dat er een oude revisie wordt gegeven. Je kunt alleen maar de huidige versie weergeven of afdrukken. Daardoor zijn er heel wat problemen uit de weg geruimd'.

De keus voor Océ
General Electric sprak met verscheidene leveranciers voordat de keus op Océ viel. Alleen Océ kon voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Intuïtieve software voor documentbeheer
• Professionele en grondige consultancy
• Eenvoudige systeemintegratie in de bestaande processen van General Electric
• Zeer betrouwbare hardwaresystemen
• Efficiënte omzetting van analoge archieven naar digitale bestanden
• Toegankelijke service na de koop
• Een aangepaste oplossing voor de postverwerking