L'azienda
Nel sito web della Day-Timers, un cliente (solitamente un utente aziendale) può inserire fino a 100 date, relative ai dodici mesi successivi. Dopo aver ricevuto l'informazione elettronicamente, la Day-Timers utilizza un processo di produzione digitale semplificato per consegnare al cliente lo strumento di pianificazione Personal Pages personalizzato. I sistemi di stampa digitale Océ Pagestream® 8080 DI Twin offrono gli output on-demand e basati su dati variabili, per ciascun prodotto personalizzato. I Personal Pages sono piuttosto convenienti da produrre, grazie ad un'applicazione innovativa sviluppata e brevettata dalla Day-Timers, Inc.

Inoltre, si stanno sviluppando brevetti di alcune tecnologie utilizzate per fondere i dati e le informazioni di produzione. Gli eventi e le date personali relativi a ciascun cliente vengono memorizzati e rimangono riservati, quindi vengono resi disponibili 12 mesi dopo affinché il cliente li controlli e li aggiorni. I clienti non devono mai inserire le informazioni due volte.

Un'azienda con le radici nell'attività di stampa
La Day-Timers non è sempre stata un'azienda di gestione dei tempi. Questa azienda si trova in Pennsylvania, è attiva da circa 52 anni e all'inizio era una semplice stamperia a gestione familiare. Fino alla fine degli anni 80, la Day-Timers si occupava ancora di stampa. La Day-Timers ha cominciato a produrre strumenti di pianificazione quando l'avvocato Morris Perkin introdusse nell'azienda un sistema, da lui stesso sviluppato, per tenere traccia delle ore fatturabili. Questo 'Lawyer's Day' ha dato il via alla linea di prodotti Day-Timers. Oggi, l'attività principale della Day-Timers è la produzione di strumenti di pianificazione e organizzazione e l'azienda è una divisione della Fortune Brands per i prodotti per l'ufficio, sotto la ACCO North America. Il mercato principale rimane quello degli utenti aziendali e la maggioranza dei clienti della Day-Timers sono professionisti.

Il direct mail era il principale canale di distribuzione per portare i prodotti direttamente al consumatore, ora l'azienda è in espansione attraverso il marketing di massa e offre i suoi prodotti attraverso punti vendita al dettaglio. Grazie allo strumento di pianificazione Personal Pages, la Day-Timers può sfruttare la comunicazione via Internet per lavorare a stretto contatto con i clienti e le prospettive.

I partner proattivi non mollano mai
Il progetto Personal Pages non è stato realizzato da un giorno all'altro. "In realtà, i dirigenti della Day-Timers hanno studiato il progetto Personal Pages per anni", ha detto Michael Little, Vice Presidente del settore Produzione alla Day-Timers, dove circa 400 dipendenti si occupano di pre-stampa, stampa, finishing e ingegneria. "Anni fa, siamo andati all'On Demand show di New York cercando un modo per realizzare il nostro progetto." Comunque, l'azienda era in anticipo rispetto ai tempi ed ha dovuto aspettare che la tecnologia facesse qualche passo avanti. Nel frattempo, la Day-Timers ha implementato una soluzione front-end completamente digitalizzata per la prestampa elettronica e "continuava a cercare il modo per dar vita al Personal Pages."

L'ostacolo principale è stato rimosso trovando il partner appropriato. La Day-Timers, inizialmente, è rimasta affascinata dall'avanzata tecnologia di stampa dei sistemi Océ ed in seguito ha incominciato ad apprezzare l'approccio proattivo dell'azienda. Anche se all'inizio la Day-Timers si era interessata anche ad altri sistemi di stampa "Océ è stata l'unica a proporre idee per realizzare il nostro progetto", ha detto Little. "Ha lavorato a stretto contatto con noi ed abbiamo apprezzato il fatto che Océ fosse sempre lì, con il suo personale e le sue risposte, più rapide di quelle della concorrenza. Non penso che saremmo riusciti a realizzare il progetto con altri fornitori. Océ ci ha fornito le risorse e ha fatto di tutto per farle funzionare."

"Nel dicembre del 1997, abbiamo effettuato un test, ma non è riuscito. Océ ha esaminato il problema ed il test è stato ripetuto", ha detto Little. Le cose hanno incominciato a muoversi rapidamente quando la società madre della Day-Timers ha offerto una proposta allettante in termini di marketing. Se la Day-Timers riusciva a lanciare il Personal Pages entro il 7 luglio 1998, la società madre avrebbe fatto pubblicare un annuncio pubblicitario sul Wall Street Journal. Pubblicare un annuncio sul Wall Street Journal è piuttosto costoso ma era lo strumento perfetto per raggiungere i clienti target della Day-Timers. Questa offerta è stata piuttosto incentivante ma restavano solo sei mesi per terminare il progetto. Fortunatamente, grazie al lavoro che era già stato fatto, la parte mancante è stata completata senza intoppi fino alla realizzazione del concetto finale.

La produzione semplificata riduce le procedure
La Day-Timers non solo ha sviluppato un prodotto creativo ed utile, allo stesso tempo ha sviluppato un processo di produzione altamente semplificato per produrre in modo conveniente. Inoltre, la Day-Timers si è avvalsa della collaborazione di alcuni ricercatori dell'Università locale per la simulazione e lo studio del workflow da e per le celle di finishing. "Questo ci serviva per studiare il processo e per capire quante procedure dovevamo eseguire allora e quante ne avremmo dovute eseguire in futuro", ha spiegato Little. Con lo 'snellimento' della produzione, le procedure da svolgere si sono notevolmente ridotte. L'innovativa tecnologia digitale consente la collazione elettronica e la stampa variabile; le lastre di prestampa sono state eliminate. L'applicazione consente anche di passare da uno strumento di pianificazione ad un altro senza dover fermare la stampante. Il Personal Pages esce dalle stampanti Océ completo all'80%, il resto consiste in operazioni di finishing. Un lavoro che in passato avrebbe richiesto dalle 48 alle 56 ore, adesso può essere realizzato in circa 8.

Vantaggi aziendali
La Day-Timers ha ottenuto una serie di vantaggi grazie a questa strategia di produzione semplificata, ma l'impatto maggiore è stato sull'inventario. L'inventario dei prodotti semilavorati è stato ridotto del 25% in meno di un anno, le merci di inventario e i semilavorati occupano meno spazio.