L'archivage au temps de l'analogique
Comparer l'archivage papier à l'archivage numérique revient à comparer la machine à écrire à l'ordinateur. Quels sont les résultats de l'archivage papier ? Les employés passent beaucoup de temps à récupérer les dessins, et sont parfois contraints de les rechercher lorsqu'ils sont mal classés ou non classés. Lorsque les dessins sont retrouvés, ils sont parfois tellement endommagés ou détériorés qu'il est difficile, voire impossible, de les modifier. L'espace de stockage nécessaire aux archives papier est considérable, et les dessins peuvent être définitivement perdus lors d'un incendie ou d'une inondation, exposant ainsi l'entreprise au risque d'une action judiciaire.

 

La solution d'aujourd'hui : Océ Scan-to-Archive Les choses sont différentes aujourd'hui : les problèmes de l'archivage papier sont désormais résolus grâce à la solution Océ Scan-to-Archive. Comment fonctionne cette solution ?

Numériser les dessins avec les scanners haute productivité et les logiciels Océ.

Editer et améliorer les plans, les consulter.

Classer les dessins numérisés et ajouter des informations fichier.

Importer les documents dans les archives numériques.
C'est terminé !
Les archives papier sont transformées en une base de données en ligne. Elle est disponible pour les utilisateurs et prête à être diffusée, réutilisée, récupérée via Internet et intégrée à des applications de CAO/ PDM/ ERP. Océ vous offre une solution entièrement intégrée, économique, sûre, et facile à utiliser.

 

Les informations circulent dans votre entreprise
La solution Océ Scan-to-Archive ouvre une nouvelle ère dans la gestion documentaire.

Les fichiers peuvent être diffusés numériquement et les employés peuvent accéder aux dessins à partir de leur poste de travail.

Les archives en deux exemplaires sont ramenées à un exemplaire, et les mises à jour sont toujours classées correctement, permettant ainsi de diminuer le temps de recherche et d'améliorer la productivité.

Les dessins numériques sont systématiquement classés et ne subissent aucun dommage. Ils ont une durée de vie allant de 10 à 30 ans.

Les dessins peuvent être numérisés en interne, garantissant ainsi la confidentialité, et sont traités à votre rythme.

L'espace de stockage est fortement diminué.

Les fichiers de sauvegarde des dessins réduisent encore les risques de perte de documents essentiels, diminuant par là même les risques d'action judiciaire et de plainte.

 

Le support de démarrage Océ donne le rythme
Grâce au support de démarrage Océ, la procédure Océ Scan-to-Archive est facile à implanter, à intégrer, à utiliser.

Nous pouvons évaluer les procédures actuelles de votre entreprise et les structures de vos documents en mettant en évidence les économies possibles. Nous vous donnons des conseils pratiques sur la façon de numériser vos archives papier, et nous vous recommandons diverses options en matériel/ logiciel.

Océ peut implanter le scanner et le système d'archivage le plus adapté aux spécificités de votre entreprise.

Océ peut réaliser une formation à court terme de vos employés et un suivi, garantissant ainsi une transition en douceur vers une productivité et une sécurité organisationnelle optimales. Océ est constamment à vos côtés et vous aide à trouver un chemin rapide vers l'archivage numérique et la réduction des coûts.

 

Les logiciels Océ répondent à vos attentes
Le moteur du process, constitué des logiciels d'archivage et de traitement d'image, permet à la solution Scan-to-Archive d'être productive sur le réseau de votre entreprise. Avec sa technologie unique de traitement d'images, le logiciel Océ Image Logic® fournit automatiquement une qualité optimale quel que soit le type de document numérisé. Même lorsque vous travaillez avec les originaux les plus difficiles, comme les calques, les photographies ou les copies sombres, la lisibilité est optimisée et le document est reproduit avec une qualité optimale. Le logiciel Océ View Station améliore la qualité de l'image et réalise diverses fonctions d'édition telles que le nettoyage, le redressement des plans... Pour accélérer le process, ces fonctions peuvent être pré-paramétrées automatiquement, et une grande partie du travail peut s'effectuer pendant la nuit.. Après la numérisation de vos dessins, le logiciel d'archivage Océ Doc Exec® et la version étendue Océ Doc Exec® Pro vous permettent de revoir et de classer les dessins numérisés, et d'importer les documents dans l'archive. La recherche par mot clé, la visualisation et la récupération des documents sont désormais à la portée d'un simple clic de souris.

 

Les scanners Océ font le travail
La gamme de scanners grand format Océ TDS offre en plus différentes possibilités : reproduire des dessins ou des microfilms en noir et blanc ou en couleur, choisir le volume, la vitesse, le format (du A4 au 50 pouces) et la qualité de numérisation pour la rendre optimale aussi bien à partir de documents papier récents qu'anciens. Vous pouvez également choisir des options de numérisation et des logiciels souples qui vous permettront de réduire vos coûts, et vous pouvez obtenir des contrats de location, de crédit-bail ou d'achat flexibles répondant à vos exigences en termes de budget et de temps. Vos principaux documents changent au rythme de votre entreprise : ils seront désormais en sûreté et sous contrôle. Leader dans ce domaine, Océ aide les entreprises à évoluer sur le chemin du numérique.