Les solutions Océ chez GETRAG

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Les solutions Océ chez GETRAG

Une étude de cas Océ

Archivage numérique de documents
Le raccourci gagnant vers la GED d'un fabricant de boîtes de transmission

GETRAG, spécialiste des boîtes de transmission, reconnaît le bien fondé d'une GED complète au sein de l'entreprise, mais souhaitait ré-utiliser son savoir-faire plus facilement, accélérer le développement de nouveaux produits pour ses clients, réduire les coûts liés au processus de fabrication et renforcer sa sécurité.
Après une approche GED complète qui confirma ses craintes d'investissements importants et de lourdeur d'installation, GETRAG décida de mettre en place le logiciel de gestion documentaire Océ Engineering Exec®, raccourci gagnant et économique l'autorisant à gérer l'ensemble du processus d'approbation et à disposer d'un meilleur accès aux plans. De plus, ce logiciel parfaitement évolutif est intégrable à une future GED.

"Le logiciel Océ Engineering Exec® de gestion de plans numériques numérisés nous a paru une excellente solution pour réaliser des gains rapides sans le coût et les risques liés à la mise en place immédiate d'une GED complète".
Hartmut Rebmann, Chef du service d'ingénierie CAO.

Le problème
Un processus d'approbation très long
Le processus documentaire antérieur de GETRAG était onéreux et très long.
Lorsqu'un document était émis, le bureau d'études CAO imprimait chaque nouveau plan afin de l'adresser aux services de fabrication et de transmission pour obtenir les signatures d'approbation. Le plan allait au service d'archivage où ses attributs étaient modifiés dans SAP et le document archivé. Des copies étaient alors diffusées manuellement dans les différents services qui les conservaient dans leurs propres archives (perte importante d'espace), obligeant les archivistes à gérer la trace de ces copies et les remplacer par les nouvelles versions.

Accès retardé aux plans pour les collaborateurs en bout de chaîne
Ce processus d'approbation pouvait prendre des semaines et laissait les services achats, tests, contrôleurs, clients, totalement démunis d'accès aux plus récentes informations. Il ne restait qu'à attendre que le nouveau plan arrive, ou à compulser les archives ou les piles de documents en attente de signature à la recherche de ce qui pouvait être la dernière version. Pire, les clients risquaient d'attendre des réponses contenues dans des documents approuvés mais enfouis au milieu de ce processus.

La solution
La clé du succès : une équipe de projet interne
Certain qu'un système approprié de gestion de l'information résoudrait ces problèmes, Hartmut Rebman rassembla une équipe multidisciplinaire pour rechercher des solutions. L'équipe choisit le logiciel Océ Engineering Exec® pour créer et contrôler une base d'archivage électronique de documents (DDA, Digital Document Archive), constituant la première étape de l'amélioration du circuit de l'information de GETRAG. Un consultant Océ Systems Application devint bien vite incontournable pour l'équipe.
"Il était primordial d'intégrer Océ à notre équipe afin de formuler les besoins tout en évoquant les solutions", explique Hartmut Rebman.

Archivage direct des plans en provenance de la CAO
Océ fit plus qu'évoquer une solution et décida de personnaliser Océ Engineering Exec® pour autoriser les signatures électroniques et émettre les documents en conformité avec les besoins de GETRAG.
Cette personnalisation a permis l'émission de nouveaux documents directement à partir des applications CAO de la base d'Océ Engineering Exec® les plus utilisées par les ingénieurs et les concepteurs. Désormais, un système de cases à cocher correspondant aux différentes versions permet aux utilisateurs de suivre l'ordre chronologique d'avancement du dossier. Ce processus permet d'informer clairement les utilisateurs sur l'état d'avancement du document tout en réduisant le délai de mise à disposition.

Accès pour tous aux documents numériques
Au siège social de GETRAG à Ludwigsburg, les utilisateurs ont accès au système d'archivage numérique contenant plus de 40 000 documents numérisés à partir des 400 stations d'accès à Océ Engineering Exec® installées aux endroits stratégiques de la société et peuvent, en quelques secondes, retrouver les documents recherchés. Désormais, sans recherche manuelle, l'information la plus récente sur l'avancement du processus d'approbation est à la disposition de tous les utilisateurs.

Tous les documents accessibles à travers le monde
GETRAG poursuit sa route vers une solution de gestion documentaire Océ Engineering Exec complète. La seconde étape en cours prévoit un accès étendu aux documents archivés.
Fin 2002, les 7 sites allemands seront connectés ; plus tard viendront s'ajouter les sites italiens et américains. GETRAG pourra alors maîtriser son patrimoine mondial d'informations sans attendre la mise en place complète d'une GED.

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