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Une étude de cas Océ USA
Les logiciels Océ améliorent le service client
La rationalisation du processus améliore les temps d'accès et réduit les coûts |  | Le comté de DuPage, situé à l'ouest de Chicago, est l'un des comtés à forte croissance des Etats-Unis, forte croissance qui se traduit par un développement important de la construction résidentielle et commerciale.
Le bureau du cadastre reçoit en permanence les sociétés propriétaires, les experts géomètres, les promoteurs et les avocats. Le bureau du cadastre du comté de DuPage gère plus de 40 000 parcelles dont la plus ancienne date de 1848 !
L'installation du logiciel Océ Engineering Exec®, associé au système d'impression multifonction Océ, a récemment permis au bureau du cadastre du comté de DuPage de ramener le temps d'enregistrement des plans de parcelles de 4/6 semaines à moins de 24 heures, d'accélérer la recherche d'un plan cadastral pour passer de plus de 30 minutes à moins d'une minute et enfin, de réduire significativement les coûts d'exploitation. |
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"Nous sommes à la recherche permanente de moyens pour améliorer notre service client et public. En rationalisant notre processus de travail, le logiciel Océ Engineering Exec, grâce à son innovation technologique, nous a permis de franchir un cap important. Pour le futur, il nous assure une bonne plate-forme pour l'accès en ligne des registres du cadastre".
J.P. "Rick" Carney, Responsable des services du cadastre du comté de DuPage. |
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Le problème
Auparavant, le processus d'enregistrement et de recherche représentait un travail long et ardu. La loi sur la liberté de l'information (Freedom of information Act) impose que toute enquête sur un terrain soit identifiée comme étant d'utilité publique, et à ce titre enregistrée au bureau du cadastre local. Les experts géomètres et les sociétés propriétaires viennent au cadastre pour déposer 6 exemplaires de leurs parcelles pour diffusion et enregistrement légal, auprès des agences du comté.
Avant l'installation du logiciel Océ Engineering Exec, l'enregistrement des plans de parcelle représentait un travail important pour les bureaux du cadastre et les diverses agences, mobilisant plusieurs personnes et de nombreux équipements.
Que le client possède ses exemplaires ou qu'il les fasse faire au cadastre contre une modeste contribution, une carte à microfilm devait être établie pour chaque copie. L'original ou une copie du plan de la parcelle étaient adressés au service des microfilms afin d'être photographiés par une caméra planétaire. Les descriptifs de la parcelle étaient saisis sur deux cartes à microfilm et le film incorporé.
L'original de la parcelle et les deux cartes à microfilm étaient ensuite retournés au bureau du cadastre, 4 à 6 semaines plus tard ! L'original était ensuite retourné au propriétaire, une des deux cartes à microfilm expédiée au site d'archivage du cadastre et la seconde archivée sur place. Une copie 18'' x 24'' du plan, établie à partir de la carte à microfilm locale était reliée dans des registres consultables par le public.
Quotidiennement, le bureau du cadastre recevait des demandes pour des copies de parcelle qui n'avait pas fait l'objet de ce long enregistrement. Pour y répondre, un collaborateur devait aller au service des microfilms, rechercher la parcelle correspondante et faire des copies de l'original, procédure qui laissait le client attendre pendant plus de 30 minutes !
Le Responsable du bureau du cadastre du comté de DuPage devait également faire face à d'autres demandes, en particulier des copies de plans enregistrés ou archivés. Après avoir accédé à la base de données centrale pour rechercher le nom de la subdivision concernée, le client demandait des copies du plan ou visualisait la copie sur les registres de la bibliothèque, lourds et encombrants, chaque registre pesant environ 18 kg ! Si le client désirait emporter une copie de la parcelle, le collaborateur devait identifier la carte microfilm, quelquefois dans les fichiers ou encore dans une boîte en attente de classement, et enfin effectuer les copies.
En outre, avec les copies de microfilm, il rencontrait souvent des problèmes de qualité d'image. Il s'agissait non seulement d'un processus extrêmement long, mais encore difficile et coûteux. Il nécessitait en permanence 6 collaborateurs, deux au bureau du cadastre et quatre au service des microfilms. Il nécessitait également l'utilisation de nombreux et coûteux microfilms ainsi que des équipements de saisie spéciaux gérés par le service. Les collaborateurs du bureau du cadastre passaient énormément de temps dans le service des microfilms, à la recherche de plans de parcelles pré-microfilmés, sans compter l'espace de stockage considérable nécessité par les registres de copies 18'' x 24''.
La solution
Le choix d'Océ Engineering Exec
J.P. Carney, le Responsable des services du cadastre du comté de DuPage, se doutait bien qu'il existait un moyen mieux adapté et plus économique pour enregistrer et copier les plans cadastraux. Il a fait appel à Océ-USA, Inc.
Déjà familier de la fiabilité et de la qualité des copieurs et imprimantes Océ, J.P Carney s'est livré à une analyse pointue du "workflow" avant de mettre en place une solution intégrant le logiciel Océ Engineering Exec à des scanners et imprimantes supplémentaires qui ont accéléré et simplifié, à meilleur coût, les procédures de copie et d'enregistrement des plans.
Lorsque les clients viennent faire enregistrer leurs plans au bureau du cadastre du comté de DuPage, un collaborateur les numérise sur une imprimante multifonction Océ 9400 pour créer un fichier électronique. A l'aide du logiciel Océ Engineering Exec, il nomme le fichier en enregistrant le nom de la propriété, l'année en cours et un n° de feuillet/document, et, pour des raisons de sécurité, crée parallèlement un fichier de sauvegarde. Le client conserve ses plans et le collaborateur transmet ses fichiers aux autorités du comté par zip®.
Le logiciel Océ Engineering Exec facilite également les recherches de plans enregistrés aux fins d'effectuer des copies à la demande. A partir des quatre ordinateurs en libre-service équipés du logiciel Océ Engineering Exec®, les clients recherchent leur fichier puis, à l'aide de l'interface utilisateur conviviale EJT (Electronic Job Ticket), ils émettent une demande de copie, assistés, au besoin, par un collaborateur du service. Le système est très simple à utiliser et une courte notice d'instruction placée sur chaque poste permet au client de l'utiliser sans aide extérieure. Le collaborateur collecte les impressions sur l'Océ 9600 et les remet au client contre paiement.
Depuis que les copies sont effectuées à partir de fichiers électroniques et non plus de microfilms, la qualité s'est considérablement améliorée.
"Les clients affirment même que les copies ont meilleur aspect que les originaux et apprécient cette excellente qualité d'impression", déclare Leslie Hall, Directeur de recherches au cadastre du comté de DuPage.
La visualisation en libre-service est également plus conviviale et élimine le recours aux gros registres cadastraux. Grâce au logiciel Océ Engineering Exec, les clients visualisent les plans de parcelles sur un écran de PC à l'aide du visualisateur intégré multifonction. Des fonctions comme le zoom ou la rotation leur permettent de saisir le moindre détail.
La conversion des fichiers microfilms a été effectuée à l'aide du logiciel Océ Engineering Exec et d'un scanner de microfilms Océ 3000 pour saisir les cartes stockées par le logiciel d' archivage électronique Océ Doc Exec. Les numérisations ont été vérifiées grâce au logiciel Océ ViewStation®, et éventuellement nettoyées. Désormais, tous les plans de parcelles enregistrés au bureau du cadastre du comté de DuPage sont directement accessibles au public à l'aide des fonctions de recherche du logiciel Océ Engineering Exec.
Avantages
La mise en place du logiciel Océ Engineering Exec a apporté de nombreux avantages au bureau du cadastre du comté de DuPage et à ses clients :
Meilleur service au client
Auparavant, les clients devaient attendre 30 minutes ou plus pour retrouver un plan de parcelle. Le processus numérique actuel effectue la même recherche en moins d'une minute.
Fred Bucholz, Responsable en chef du cadastre, déclare : "Nos clients ont leurs activités et apprécient réellement les gains de temps que nous avons réalisé à leur profit grâce au logiciel Océ Engineering Exec. Ils apprécient également la qualité des impressions qui est à mettre au compte de la technologie de numérisation d'Océ, et rares sont ceux qui regrettent les énormes registres".
"Mon job consiste à obtenir pour ma société des plans de parcelle auprès du bureau du cadastre du comté de DuPage. Auparavant, les microfilms étaient tirés manuellement, ce qui représentait un travail long et fastidieux. Depuis la mise en service du logiciel Océ Engineering Exec, mon travail est plus simple et plus rapide. Grâce à Océ Engineering Exec, mon temps de recherche a été divisé par deux, ce qui me permet de travailler plus efficacement. J'apprécie tout particulièrement l'efficacité du logiciel Océ Engineering Exec et son utilisation très conviviale". Austin R Giesr, ARS Surveying Service Bolingbrook, Illinois
Amélioration du processus global et de la maîtrise des documents
L'élimination de l'étape microfilm a permis de gérer plus rapidement l'ensemble du processus d'enregistrement et de recherche sur un seul site, le bureau du cadastre. Les plans sont désormais disponibles 24 heures après leur arrivée, une amélioration significative comparée aux 4 à 6 semaines précédentes.
Réduction des coûts
La mise en place du logiciel Océ Engineering Exec a eu pour conséquence une réduction ou une élimination des coûts dans de nombreux secteurs :
Les coûts des équipements dédiés aux microfilms et les coûts des fournitures ont été éliminés.
Les coûts du travail et des matériaux nécessaires à la production des registres ont été éliminés.
Les mètres carrés nécessaires au stockage des registres ont été libérés par la suppression des registres.
Les coûts du travail ont été réduits significativement. Un seul collaborateur gère à présent les tâches qui nécessitaient 6 personnes.
Les solutions Océ au bureau du cadastre du comté DuPage
Le bureau du cadastre du comté de DuPage utilise les produits Océ suivants :
Océ Engineering Exec, comprenant les logiciels Océ Print Exec® Pro et Océ Doc Exec® Pro
Electronic Job Ticket Clients
Système d'impression multifonction grand format Océ 9400
Imprimante grand format Océ 9600
Copieur/imprimante numérique partagée Océ 3165
Scanner de microfilms Océ 3000
Logiciel Océ ViewStation |
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Services du cadastre du comté de DuPage
