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 | Conocimiento de los procesos documentales para los procesos comerciales |  | Los documentos comerciales son el núcleo de su negocio y constituyen importantes herramientas de comunicación para con sus clientes. Los documentos contractuales y de pedidos llegan a tiempo; los recibos y las notificaciones de entrega transmiten el mensaje adecuado. Las facturas y los documentos de envío se dirigen directamente a cada cliente.
Pero ¿qué sucede si algo no sale bien a la hora de generar esos documentos? La cadena de distribución se paraliza, el cliente se cansa y puede echarse a perder la operación. En este caso, su empresa tendría que hacer frente con los gastos que conlleva volverse a ganar la confianza del cliente.
| Las soluciones de Océ para la resolución de problemas de los documentos comerciales pueden facilitar el enfoque de los principales aspectos a los que debe hacer frente su empresa:
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Entrega de los documentos comerciales dentro del plazo previsto |
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El tiempo es dinero. ¿Qué sucede si los documentos comerciales no están listos en el plazo previsto? No se pueden firmar los contratos. No se pueden recoger los pedidos. Los camiones no pueden realizar las entregas. Y no se pueden pagar las facturas. Los documentos comerciales rigen los procesos empresariales y pueden poner en peligro su negocio si algo falla.
Océ pone a su disposición una amplia gama de productivas impresoras y de inteligentes soluciones de software que controlan sus documentos comerciales. Si hay algún problema, se le notifica al instante y se le solicita que intervenga como usuario una sola vez. Este proceso garantiza que los documentos importantes estarán listos en el plazo previsto.
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- Deje que Océ PRISMAsatellite haga el trabajo. Este software de gestión inteligente puede administrar, controlar, informar y enviar los documentos comerciales con total fiabilidad. Las intervenciones de los usuarios son sencillas, aunque no siempre son necesarias.
- Asegúrese de que obtiene impresiones productivas y de gran calidad con los dispositivos Océ CPS700 y Océ OP22/33.
- Los contratos de servicios variables se adaptan a sus necesidades específicas.
- Multiplique las posibilidades con los Servicios Profesionales Océ.
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Mejora de la calidad de los documentos comerciales
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Invertir en documentos es sinónimo de invertir en el objetivo final. Los estudios indican que se tarda más en pagar una factura que no se lee bien, así que cualquier mejora que haga, contribuirá a adelantar los tiempos de respuesta. Cuando se produce algún fallo, no sólo pierden tiempo los empleados y se colapsan las líneas telefónicas, también la empresa pierde la confianza del cliente.
Y es que, después de todo, la calidad de los documentos comerciales es mucho más que una impresión de alta resolución, fuentes bonitas y formularios electrónicos atractivos. Estos documentos son un reflejo de la identidad corporativa y constituyen también una importante herramienta de marketing. |
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Comunicación personalizada con el cliente |
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Para personalizar los documentos comerciales no basta con insertar el nombre del cliente en un contrato o factura. Este tipo de documentos puede utilizarse como vía de comunicación personalizada o para anunciar servicios a clientes. La elección de la información, y encontrar un equilibrio, puede resultar complicado. Si se incluye demasiada información, no se leerá; y si no se incluye la suficiente, supone perder una oportunidad. |
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