Ob Sarbanes-Oxley Act (SOx), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS): Die Anzahl einzuhaltender Regularien beim Umgang mit Informationen wächst. Und damit auch das Risiko für Unternehmen. Denn bei Nichteinhaltung der entsprechenden Vorschriften werden Manager zur Verantwortung gezogen. Sie haften in vielen Fällen sogar mit privatem Kapital, was erstaunlich vielen noch gar nicht bewusst ist.

Eigentlich ist die Vermeidung derartiger Risiken schon Grund genug, sich intensiver mit leistungsfähigen Records-Management Lösungen zu befassen. Lösungen, wie sie Océ Business Services (OBS) der Geschäftsführung zur Verfügung stellt, um Transparenzanforderungen zu erfüllen und das Haftungsrisiko besser einschätzen und steuern zu können.

Doch Dokumentenmanagement hat noch eine zweite Seite. Die meisten Vorschriften basieren auf vernünftigen Grundlagen: Die durch sie erreichte Transparenz hilft Entscheidern und Beteiligten, die Situation des Unternehmens in allen betroffenen Bereichen besser beurteilen zu können. Im Bereich der Forschung und Entwicklung zum Beispiel ermöglicht die Transparenz eines effektiven Dokumentenmanagements ein schnelleres Time-to-market. In der Versicherungswirtschaft unterstützen derartige Lösungen die Unternehmen bei der Erfüllung der Anforderungen des VVG (Versicherungsvertragsgesetz). Für kundennahe Servicebereiche in der herstellenden Industrie sind lückenlose Informationssysteme ein wichtiges Hilfsmittel zur Optimierung der Kundenbeziehungen, aber auch zur Abwehr ungerechtfertigter Ansprüche. Mit einem Satz ausgedrückt: Effektive und effiziente Archivierung war noch nie so wichtig und wertvoll wie heute.

Oberstes Ziel jedes Records Management Projekts ist für Océ Business Services die optimale Unterstützung und Umsetzung der individuellen Geschäftsprozesse des Kunden. Das beginnt bei der Beratung im Rahmen der Ausarbeitung des Konzepts, umfasst die Erstellung eines kundenspezifischen Designs und die Implementierung dieses Konzepts durch OBS als Generalunternehmer. Es kann die komplette Betreuung beinhalten und reicht auf Wunsch bis zum Betrieb des Archivs und Dokumentenmanage-ments als Outsourcing Dienstleistung.

Für die konkrete Umsetzung hat Océ Business Services ein fünf Phasen-Modell entwickelt, das von der Erfassung über die Verwaltung bis zur Ar-chivierung und Auslagerung von Dokumenten den gesamten Lebenszyk-lus eines Dokuments beinhaltet.

Phase 1: Analyse und Beratung
Effektives Dokumentenmanagement ist erst dann sinnvoll einzuführen, wenn die notwendigen Vorarbeiten im Hinblick auf die Prozessorientierung geleistet sind. Diese Phase ist entscheidend für den weiteren Erfolg der gesamten Prozesskette. Daher bietet Océ seinen Kunden umfassende Beratungs- und Analysekompetenz. Diese Beratung richtet sich auf folgende Schwerpunkte:

• Analyse der bestehenden Dokumentenprozesse und der damit verbundenen organisatorischen und technischen Schnittstellen sowie Durchlaufzeiten
• Erfassung der konkreten Aufbewahrungsfristen und -formen
• Analyse und Definition einer Akten- und Dokumentenverwaltungsstruktur
• Definition eines umfassenden Lösungs- und Betriebskonzeptes zur Optimierung der Akten- und Dokumenteninfrastruktur

Phase 2: Erfassung und Erkennung
Alle Dokumente - von papierbasierenden Aktenbeständen bis zu elektro-nischen Dokumenten - werden durch eine einheitliche Infrastruktur nach den spezifischen Vorgaben des Unternehmens erfasst.
Vorteile für das Unternehmen durch die Partnerschaft mit Océ Business Services: Konzentration auf das Kerngeschäft, bis zu 90% Einsparung bei Raumkosten, bis zu 40% Gesamteinsparung.

• Übernahme von Altaktenbeständen: Sortierung in auszusondernde Altaktenbestände, elektronisch und konventionell zu archivierende Daten.
• Kostenoptimierte Digitalisierung der relevanten Altakten unter Einsatz von RFID-Technologie
• Einrichtung und Betrieb leistungsfähiger und automatisierter Eingangslösungen und -prozesse
• Aufbewahrung der Original-Dokumente bis zur sicheren Vernichtung

Phase 3: Verwaltung und Verteilung
Informationen müssen zeitnah dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Deshalb umfasst diese Phase den Aufbau der kompletten Archivierungs- und Dokumenteninfrastruktur, um allen berechtigten Mitarbeitern im Unternehmen Zugriff auf die aufgabenrelevanten Informationen zu er-möglichen. Océ setzt auf Standards und nutzt die vorhandenen Infrastruk-turkomponenten. Durch Auslagerung von papiergebundenen Akten, die selten benötigt werden, sinken die Raumkosten. So garantiert Océ die Zustellung der Unterlagen aus dem externen Archiv an den Schreibtisch des Mitarbeiters innerhalb von fest definierten Zeiträumen kleiner oder gleich 24 Stunden.

Vorteile für das Unternehmen durch die Partnerschaft mit Océ: Reduzierung von Transportkosten bis zu 90%, Reduzierung der Suchkosten bis zu 90%.

• Aufbau der entsprechenden Verwaltungsinfrastruktur
• Einrichtung und Betrieb von Systemen zur Archivierung, und zum Routen kompletter Akten im Unternehmen
• Integration der Dokumentenmanagement-Infrastruktur in Anwendungssysteme in der Kundenumgebung

Phase 4: Archivierung und Aufbewahrung
Die gesetzlichen Vorschriften verlangen eine unveränderbare, dauerhafte Vorhaltung aller relevanten Unterlagen. Océ Business Services übernimmt diese Aufgabe und sorgt so für eine effektive Vermeidung unnötiger Risiken. Da die Archivierung zum Kerngeschäft von Océ gehört, verfügen die eingesetzten Mitarbeiter über entsprechende Erfahrung.
Vorteile für das Unternehmen durch die Partnerschaft mit Océ: Sichere und zentralisierte Archivierung. In der Praxis ergeben sich Reduzierungen der Archivbetreuungskosten um bis zu 30%.

• Beratung bei allen Fragen zur effektiven Verwaltung von Archiven (physikalische oder digitale Archivbestände)
• Langfristige sichere Verwaltung digitaler und papierbasierender Dokumente
• Bei Bedarf Migration von Dokumenten auf neue Speichertechnologien

Phase 5: Auslagerung und Vernichtung
Die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen dürfen nicht unterschritten werden, es ist aber nur bei wenigen Dokumenten sinnvoll, sie zu überschreiten. Die Aussonderung nicht mehr benötigter Dokumente und ihre Auslagerung bzw. sichere Zerstörung ist Bestandteil von Phase 5.

Vorteile für das Unternehmen durch die Partnerschaft mit Océ: Die Mitar-beiter von Océ verfügen über viel Erfahrung beim Thema Langzeitarchivierung. Dies betrifft die Langzeitarchivierung digitaler wie auch analoger Dokumente, so dass Kunden sichergehen können, dass sich ihre Doku-mente in „guten Händen" befinden.

• Überwachung der Aufbewahrungsfristen
• Aussonderung nicht mehr benötigter Dokumente
• Sichere Vernichtung ausgesonderter Dokumente

Fazit: Archivierung und Dokumentenmanagement - Keimzelle für Wettbewerbsvorteile von morgen

Dokumente enthalten das Wissen eines Unternehmens. Für die Bewältigung der täglichen Aufgaben ist die optimale Aufbereitung der Dokumente wichtig. Océ Business Services hilft seinen Kunden durch Records-Management-Services, sich von Dokumentensammlern zu Informations-spezialisten zu entwickeln. Ergänzt um horizontale Erweiterungen der Services durch Leistungen aus dem Bereich der Dokumentenlogistik bis hin zur Übernahme ganzer Geschäftsprozesse wie Antrags- oder Auftragsmanagement ermöglicht OBS seinen Kunden den Schritt in die Wissensgesellschaft und erschließt damit Wettbewerbsvorteile - heute und morgen.

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