Nicht selten aber sind diese Audits auch heute noch mit einem hohen Aufwand innerhalb des Unternehmens verbunden, zur richtigen Zeit alle wichtigen Unterlagen und Dokumente sofort zugreifbar zu haben. Darüber hinaus hat der Druck von Seiten der Kunden, insbesondere auf kleinere und mittelständische Betriebe, nach verbesserter Dokumentation und Transparenz immer weiter zugenommen. Auslöser dafür sind heute, und in Zukunft sogar noch verstärkter, rechtliche Vorschriften und Regularien, die die Kunden des Maschinen- und Anlagenbaus zu einer immer stärkeren Dokumentation und Kontrolle ihrer Prozesse und damit auch ihrer Zulieferer zwingen. So spüren beispielsweise Unternehmen, die der pharmazeutischen oder chemischen Industrie zuliefern, diesen Druck schon seit geraumer Zeit.

Wie aber können Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus nun dieser Tendenz nach weiterer Zunahme der Dokumentations-anforderungen sinnvoll begegnen, ohne das operative Geschäft dadurch aus dem Auge zu verlieren?

 

Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen von Océ, neuerdings auch unter dem Begriff Enterprise Content Management zusammengefasst, bieten dabei die Basis, um die steigenden

Anforderungen in den Unternehmen abzudecken. Diese Lösungen beinhalten komplette Archivmodule, die es erlauben, Konstruktionszeichnungen, Normen oder Serviceberichte langfristig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften sicher aufzubewahren. In Verbindung mit dem Aufbau kompletter projekt-, kunden- oder produktbezogener Ablagestrukturen entsteht damit eine einheitliche Dokumentationsinfrastruktur. Diese erlaubt unter anderem eine schnelle Reaktion sowohl auf Fragen der Kunden, als auch eine sichere und umfassende Nachvollziehbarkeit für externe Qualitätsaudits oder Rückfragen bei rechtlichen Streitigkeiten. Werden diese Lösungen dann noch um Workflowkomponenten ergänzt, so können ganze Geschäftsprozesse mit entsprechenden Transparenzerfordernissen sauber und transparent abgebildet werden. In der täglichen Arbeit erhalten Mitarbeiter zum Beispiel einen Hinweis, welche Dokumente im aktuellen Prozessschritt zu erstellen sind. Durch die Integration der Lösungen in die gewohnten Arbeitsumgebungen der Mitarbeiter wird dabei die Systemakzeptanz sichergestellt und die Qualität der Dokumentationsinhalte gesteigert.