In einigen Bereichen ist es sogar zwingend erforderlich beide Aktenvarianten parallel vorzuhalten. Hierin liegt eine besondere Schwierigkeit, da die Inhalte der digitalen und physikalischen Akte übereinstimmen müssen. Mit den bisherigen Dokumentenverwaltungslösungen ist dies derzeit nicht sinnvoll lösbar.
Somit stellt sich in beiden Fällen immer wieder die Frage - wo finde ich die entsprechende Akte? Viele Unterlagen liegen irgendwo auf Schreibtischen - bereits bearbeitete und historische wandern natürlich ins Archiv. Die Suche nach den Letzteren erfolgt über eine traditionelle "Aktennummer", welche man unmittelbar über dem Akten- oder Ordnerdeckel findet. Eine zentrale Stelle, an der sich der Mitarbeiter genau informieren kann, wo sich die benötigte Akte befindet, ist heutzutage nicht gegeben. Dies gilt insbesondere, wenn Akten im Unternehmen "in Bewegung" sind.
Océ bietet speziell für diese Umgebungen ab sofort eine umfassende Lösung. Durch die Integration von Radio Frequency Identification (RFID)-Technologie in klassische Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Management-Systeme eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten digitale und klassische Archivbestände miteinander sinnvoll und kostengünstig zu verbinden. Die Basis der Océ-Lösung bildet der Einsatz eines elektronischen Archiv-, Dokumenten-Management- oder Workflow-Management-Systems. In diese Umgebung wird über eine modulare, plattformneutrale und erweiterbare Komponente die RFID- (o. a. Transponder)-Technologie eingebunden. Funktionalitäten die bereits in der Dokumenten-Management-Software enthaltenen sind, wie Dokumentensuche, -anzeige, -import oder Workflowbearbeitung werden dabei weiter genutzt. Hohe Systemakzeptanz und Qualität der sich im System befindlichen Daten sind damit sichergestellt. Die RFID-Technologie erweitert nun diese Funktionen um standortbezogene Informationen über Akten und Dokumente. | 
