- Digitale Dokumentenablage
Die Digitale Dokumentenablage
Wer dringend ein ganz bestimmtes Dokument oder alle Unterlagen zu einem bestimmten Thema sucht, kennt das Problem: Wo ist das Dokument? Ist die Sammlung vollständig? Oder auch: Wie bekomme ich das Dokument überhaupt? Ganz anders mit der Digitalen Dokumentenablage von Océ. Hier werden - wie beispielsweise in einer westdeutschen Kommune - alle Dokumente vollständig digital erfasst und sind so von überall her abrufbar - bequem per Volltext- oder Schlagwortsuche, sicher und auch von mehreren Benutzern gleichzeitig.
Digitales Zeichnungsarchiv: Zeit und Kosten sparen
Die Reproduktion analoger Planvorlagen ist zumeist arbeitsaufwendig und kostenintensiv. Effektiver und kostengünstiger ist es, die Pläne und Zeichnungen in einem digitalen Archiv abzulegen und zu verwalten. Das Digitale Zeichnungsarchiv von Océ ermöglicht den Mitarbeitern eines Hochbauamtes schnelle Zugriffe, auch das aufwendige Heraussuchen und Einsortieren von Mikrofilmkarten entfällt. Und nicht zuletzt kann so das bestehende Papierarchiv aufgelöst und damit wertvoller Platz eingespart werden.
Workflow optimieren, Akzeptanz steigern, Wirtschaftlichkeit verbessern
Viele Hausdruckereien stehen vor der gleichen Herausforderung: Die Akzeptanz im Haus ist gering, das Auftragsvolumen geht beständig zurück. Grund ist oftmals der zeitaufwendige, auf Papiervorlagen beruhende Workflow, vor allem dann, wenn die Kunden der Hausdruckerei über ein größeres Gelände verteilt sind, wie es beispielsweise bei Universitäten zumeist der Fall ist. Océ hat für eine hessische Universität eine digitale Lösung entwickelt, mit der die Auftragssteuerung optimiert und die Wirtschaftlichkeit der Hausdruckerei deutlich gesteigert wurde.
Komfortables Knowledge-Management
Der unternehmensweite Zugriff auf intern vorhandenes Wissen ist für die Entwicklung eines Unternehmens von unschätzbarer Bedeutung. Oftmals allerdings scheitert das Knowledge-Management schon an vermeintlichen Kleinigkeiten - etwa wenn ausschließlich analog verfügbare Unterlagen wie Artikel und Studien nicht oder nur unzureichend digitalisiert und in die Datenbank eingespeist werden können. Océ hat bei einer großen Interessenvertretung eine Lösung implementiert, die eine optimale Verwendung auch ehemals analoger Vorlagen in der Lotus Notes Datenbank und eine komfortable Volltextsuche ermöglicht.
- PDF-basierter Dokumentenworkflow
Digitaler Dokumentenworkflow auf PDF-Basis
Eigentlich ist es eine ganz einfache Angelegenheit: Ein Druckauftrag geht per E-Mail an die Hausdruckerei, wird dort bearbeitet und anschließend ausgeliefert. Eigentlich, wenn da nicht das Problem mit den unterschiedlichen Softwareversionen, Druckereinstellungen und Schriftarten wären. Und schon sieht das Ergebnis nicht so aus, wie vom Auftraggeber erwartet. Es sei denn, man setzt wie ein südwestdeutsches Landratsamt auf den PDF-basierten Dokumentenworkflow von Océ.
Druckvolumen verlagern, Kosten reduzieren
Meist hilft schon ein optimierter Workflow, wenn Druckvolumen von den teuren Arbeitsplatzdruckern auf die wirtschaftlicheren und qualitativ deutlich besseren Drucksysteme verlagert werden soll. Océ schafft mit optimal aufeinander abgestimmter Soft- und Hardware die besten Voraussetzungen für einen reibungslosen und vor allem unkomplizierten Workflow - egal, wie die konkreten Anforderungen aussehen. Bei einer Industrie- und Handelskammer beispielsweise werden die Produktionskosten der einzelnen Aufträge separat erfasst und verrechnet.
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