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Kosten sparen - auf beiden Seiten
Dank W2P bietet der webbasierte Austausch zwischen Druckdienstleiter und Kunden hohe Transparenz, Unmittelbarkeit, Nähe und Kostenersparnis. Ein kompletter Druckauftrag vom Angebot bis zur Auslieferung wird für Druckereien und Einkäufer zum einfachen und bequemen Vorgang, der für beide Seiten Aufwand und somit Kosten spart.
Nahezu alle Druckerzeugnisse können über W2P abgewickelt werden, zum Beispiel Broschüren, Plakate, technische Zeichnungen, personalisierte Mailings bis hin zu individualisierten Auflagen. Werbetreibende Unternehmen setzen auf diese flankierenden Kommunikations-Maßnahmen aus nachvollziehbaren Gründen: Broschüren und Prospekte unterstützen das Verkaufsgespräch. Hochwertige Mailings machen Veranstaltungen bekannt. Aktuelle, auf die Verkaufsaktion abgestimmte Aufsteller für den Point of Sale fördern den direkten Abverkauf. Diese Liste könnte endlos fortgesetzt werden.
Parameter für den Erfolg
Doch die optimale Kundenansprache erfordert einige Parameter für den Erfolg: Der Markenauftritt muss einheitlich über alle Kommunikations- und Vertriebskanäle gesteuert werden - mit identischen Botschaften (Corporate Identity) und stets demselben Erscheinungsbild (Corporate Design).
Auf Marktveränderungen und Trends muss durch schnell umsetzbare Kampagnen reagiert werden. Im Idealfall mit einer höheren Kampagnenfrequenz. Denn: Mit dieser Orientierung am Kunden wird auch die Bindung zu ihm gefördert, beispielsweise durch die stärkere Differenzierung der Zielgruppen (Mikromarketing).
Prozessdarstellung Web-to-Print
Der Einsatz dieser Mittel trifft auf eine weitere Herausforderung an die Kommunikation: die Wirtschaftlichkeit. Eine gesteigerte Wirkung der Drucksachen und Penetranz der Zielgruppen muss auch auf der Kostenseite vertretbar sein. Nicht zuletzt weil der zunehmende Wettbewerb das Kostenbewusstsein der Konzerne immer weiter in den Vordergrund rückt und auch nicht vor Marketingbudgets halt macht. Somit gilt zunehmend das Credo: besser Kommunizieren zu niedrigeren Kosten. Ein erster Schritt in diese Richtung ist das Überwinden ineffizienter Strukturen im Einkauf.
Gerade im Einkauf haben sich arbeitsintensive Prozessketten etabliert, die sich durch einen hohen Anteil wiederkehrender Tätigkeiten auszeichnen und hohe Kosten in der Beschaffung als Folge haben. Auch der Faktor Zeit - beispielsweise von der Auftragsersteilung bis zur Lieferung - spielt in dieser Rechnung eine nicht unerhebliche Rolle. Unternehmen entziehen sich dieser vermeintlichen Kostenschraube häufig durch unwirtschaftliche und höhere Lagerbestände. Kurzfristige Reaktionen auf Kundenwünsche oder veränderte Marktbedingungen sind dadurch nahezu unmöglich.
Lange Beschaffungszeiten und aufwändige Genehmigungsverfahren münden häufig im "Off Contract Purchasing". Bestellt wird vorbei an internen Richtlinien und ausgehandelten Lieferkonditionen - und zwar von Lieferanten, die nicht vertraglich an das Unternehmen gebunden sind. Das führt zu 15 bis 20 Prozent höheren Preisen, denn Bündelungseffekte wurden ebenso wenig genutzt wie Sonderkonditionen der Vertragslieferanten. *W2P hält dagegen - in nahezu jeder Beziehung.
*Auszug aus: Electronic Commerce und Electronic Business, Thome/Schinzer/Hopp, 3.Auflage, Verlag Vahlen, S.100-103
Vorsprung jetzt nutzen
W2P ist aber nicht nur für den Einkäufer von Druckerzeugnissen die ideale Lösung. Auch Druckdienstleister profitieren. Mit ihrem Online-Service verschaffen sich kommerzielle Anbieter einen Vorsprung vor ihrem Wettbewerb, nicht nur weil sie unmittelbar in die Einkaufsprozesse der Industrie integriert werden können, sondern weil sie sehr vieles direkt liefern können: Preise sind sofort abrufbar, Kostenvoranschläge per Mausklick erhältlich etc. Webbasierte Dienstleistungen steigern somit die Kundenbindung.
Auch Neukunden lassen sich durch W2P akquirieren: Nicht jede kommerzielle Druckerei kann aktuell ein Web-Portal zur Auftragsabwicklung anbieten. Zusätzlichen Mehrwert bringen automatisierte Arbeitsschritte, eine reduzierte Fehlerquote, geringere Kosten in der Verwaltung (Kalkulation, Rechnungswesen) sowie in der Kundeninteraktion, zum Beispiel bei Bestellung, Upload, Preisanfragen, Abstimmungsprozessen (siehe Info-Kasten). Gleichzeitig erhöht W2P die Transparenz und verbessert die Prozesskontrolle innerhalb des Betriebes.
Ehe die Vorteile einer W2P-Lösung zum Tragen kommen, ist die detaillierte Prozessanalyse innerhalb einer Druckerei nötig. Océ unterstützt dies mit eigens dafür entwickelten Methoden. Dabei werden zuerst die im Betrieb und in der Kundenkommunikation ablaufenden Vorgänge durchleuchtet. Beispielsweise wird überprüft, ob und wie das Dienstleistungsangebot der Druckerei durch ein W2P-System dargestellt werden kann.
Ebenso werden alle beteiligten Instanzen auf ihren Bedarf und ihre Anforderungen an ein solches System befragt. Nicht zuletzt spielt die persönliche Vertriebsstrategie des Druckdienstleisters bei der Auswahl des W2P-Produkts eine entscheidende Rolle.
Océ offeriert als einziger Anbieter im Bereich Digitaldruck- und Softwarelösungen gleich zwei W2P-Lösungen: Océ PRISMAweb und trivet.net. Océ Kunden haben mit beiden Software-Pakten die Möglichkeit, eine auf ihre Bedürfnisse angepasste W2P-Lösung zu implementieren und das Bestellverfahren zu automatisieren. Beide Software-Lösungen sind ideal ausgestattet für eine komplexere Kunden-Kommunikation ab Auflage 1.
Océ Lösungen für Einsteiger und Profis
Océ PRISMAweb automatisiert nicht nur das Online-Bestellverfahren, sondern steuert darüber hinaus die Produktion innerhalb der Druckerei. Zudem bietet diese W2P-Lösung mehr Funktionalitäten, zum Beispiel in der erweiterten Kundenkommunikation. Ein aktives Marketing via E-Mail ist beispielsweise möglich, ohne umständliche Anmeldung per Internet. Auch Webseiten können auf Wunsch im Design des Kunden entworfen und in ein bestehendes Intranet eingebunden werden. Für diesen Service bietet Océ PRISMAweb-Software alle erforderlichen Tools zum Weblayout. Trivet.net hat seine Stärken in der schnellen und einfachen Integration in das Unternehmen. Diese kostengünstige Lösung offeriert Einsteigern die Möglichkeit, erste Erfahrungen im W2P zu sammeln.
Mit den Océ W2P-Lösungen werden Druckerzeugnisse kinderleicht personalisiert und individualisiert. Die Verknüpfung von beidem - der persönlichen Ansprache der Kunden (Personalisierung) mit der auf den Empfänger maßgeschneiderten Ansprache z. B. durch Bilder- oder Themenwelten (Individualisierung) - bietet derzeit die größtmögliche Aufmerksamkeit. Sie wird deshalb von Unternehmen zunehmend als Maßnahme eingesetzt, auch wegen erfreulich hoher Responsewerte.  Océ Portfolio Web-to-Print
Die W2P-Portale Océ PRISMAweb und trivet.net gestalten den Einkaufsprozess einfach, schnell und automatisch - ohne manuellen Eingriff, weder bei der Bestellung noch bei den administrativen Vorgängen wie Buchung und Rechnungsstellung etc. Océ bietet den Vorteil, die individuelle Geschäftsstrategie der Druckerei auf allen Wachstumspfaden kompetent zu begleiten.
W2P-Lösungen, konsequent umgesetzt, bringen sowohl dem Käufer von Druckprodukten als auch dem Druckdienstleister große Vorteile. Optimierte W2P-Prozesse lösen zwei große Herausforderungen - zum einen den verbesserten Einkauf mit weniger Zeitaufwand und geringeren Kosten, zum anderen die verbesserte Kommunikation mit höherer Aktualität und exakter Zielgruppenorientierung.
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