VEGA, in Schiltach im Schwarzwald beheimatet, entwickelt und produziert Sensoren für die Füllstand- und Druckmessung und ist Weltmarktführer in der Füllstandmesstechnik mit Radar. Die verschiedenen Messprinzipien wie z.B. Radar, Ultraschall, kapazitive und konduktive Messung bzw. die Grenzstanderfassung mit Vibrationsmessung sind in ihren Anwendungsgebieten ebenso vielfältig wie die Kundschaft. VEGA Messgeräte kommen in aller Welt und in einer Vielzahl von Branchen zum Einsatz. Chemie-, Lebensmittel-, Pharma- und Grundstoffindustrie sind ebenso Zielgruppen wie die Wasseraufbereitung, Energieerzeugung oder die Kunststoffindustrie. Verkauft wird weltweit über Direktvertrieb, ECommerce und Handelsvertretungen, die wiederum Anlagenbauer, Ingenieurbüros oder Endkunden ansprechen.

 

Beiliegend: jede Menge Papier
Für jedes Messgerät gibt es die zugehörige Betriebsanleitung und sonstige Dokumente wie Explosionsschutz- und WHG-Dokumente sowie Sicherheitshinweise, die in Papierform Endanwender und Systemintegratoren – z.B. Anlagenbauer – erreichen müssen. Zu jedem noch so kleinen VEGA-Produkt gesellt sich daher bei der Warenkommissionierung ein gelber Umschlag, der die entsprechenden produktspezifischen Dokumente in der gemäß Auftrag vorgegebenen Anzahl enthält. Jede Betriebsanleitung trägt ihre eigene Identitätsnummer, die sie als Bestandteil des Geräts und somit der Lieferung ausweist. Die Produkthaftung greift hier voll – eine fehlende Betriebsanleitung ist somit mit einem unvollständigen Gerät gleichzusetzen. Alle Betriebsanleitungen ließ VEGA traditionell außer Haus bei regionalen Offsetdruckereien herstellen – allein dies ein Kostenblock von fast einer viertel Million Euro pro Jahr. Wolfgang Werner, mit einem weiten Aufgabenfeld im Marketing und der technischen Dokumentation betraut, erklärt die bei näherer Betrachtung aufgedeckten Probleme: „Um im Offsetdruck einen akzeptablen Preis zu erzielen, benötigen Sie eine Auflage von mindestens 1.500, besser 2.000 Bedienungsanleitungen der gleichen Sorte. Die Zusammenfassung von mehreren Gerätetypen in einer Broschüre war an der Tagesordnung, um derartige Chargengrößen überhaupt zu erreichen. Manches Nischenmodell wird aber vielleicht nur 200 mal im Jahr verkauft – bei nur 1.000 Anleitungen habe ich also einen 5-Jahres- Bedarf im Keller liegen. In dieser Zeit wird das Gerät x-mal geändert, und die Drucksache ist veraltet, bevor wir im zweiten Jahr sind.“ Angesichts der immer kürzeren Lebenszyklen der innovativen Produkte beschleunigte das Zusammenfassen mehrerer Geräte in einer Broschüre noch das Veralten. Rund 35 % Makulatur waren die Folge, sprich es wurde tonnenweise bedrucktes Papier entsorgt. Für ein Unternehmen, das ein Umweltmanagement- System gemäß ISO 14001 besitzt, ganz einfach ein undenkbarer Zustand.

 

PoD drückt die Kosten
Eine digitale Print-on-Demand (PoD)- Lösung, die eine echte Just-in time-Fertigung der Broschüren ermöglicht, drängte sich hier geradezu auf. Zunächst wollte man das Thema outsourcen und suchte eine standortnahe Druckerei, die bereit war, sich in dem neuen Verfahren zu engagieren. Doch der Wink mit einem festen Auftrag in respektabler Höhe – trotz des beabsichtigten Kostenspareffekts ein Umsatzvolumen von immerhin ca. 150.000 Euro per annum – konnte damals keinen der angesprochenen Druckereibetreiber zu diesem Schritt ermutigen.
Bei VEGA war man sich bald einig: „Wenn keiner unser Angebot annehmen will, drucken wir eben selbst.“ Gefordert war eine Systemlösung, die alle Anleitungen – in Schwarzweiß gedruckte Broschüren im Format DIN A5 mit Umfängen zwischen 4 und 96 Seiten und farbigem Umschlagblatt – vollautomatisch herstellt. 800 Broschüren innerhalb von 5 Stunden lautete die Anforderung in puncto Durchsatz. Der Clou im Pflichtenheft: Der Druck der zum jeweiligen VEGA-Produkt gehörenden Anleitung sollte direkt aus der Kommissionierung automatisch angestoßen werden. Und von diesem Moment bis zur fertigen Broschüre sollten allerhöchstens fünf Minuten vergehen, andernfalls käme die auftragsgemäße Zusammenstellung der Warensendungen ins Stocken.
Nach gründlicher Sondierung des Marktangebots fand VEGA in Océ den geeigneten Partner, der neben einer hoch belastbaren Digitaldrucktechnik die komplette Systemlösung bieten konnte. Die hauseigene Digitaldruckerei wurde in unmittelbarer Nachbarschaft zur Kommissionierungs- und Versandabteilung eingerichtet. Océ lieferte eine PoD-Produktionsstraße für den Druck und die vollautomatische Konfektionierung von A5-Broschüren mit Draht-Ringösenheftung. Eine Océ Demandstream 4040-Einzelblattdruckmaschine mit Prisma+POD Server bildet das Kernstück der Anlage. Das Duplex- Drucksystem kann Papier bis zum DIN A3-Überformat beidseitig bedrucken, und das mit einer Druckleistung von 158 A4-Seiten in der Minute. Eine Papiernachverarbeitungsstrecke, bestehend aus Blattübergabe- sowie Sammel- und Rüttelaggregaten der Firma Müller und Drahtheft-, Falz-, Frontbeschnitt- und Pressstation von Duplo (FKS), macht die Anlage komplett.

 

Broschürenherstellung im Takt der Produktfertigung
Doch das alleine gewährt noch keine quasi in Echtzeit entstandene Betriebsanleitung. Um hinter das Geheimnis zu kommen, muss die Informations- und Produktionslogistik näher beleuchtet werden: Ein Kunde bestellt beispielsweise einen mit bestimmten Konfektionierungsmerkmalen ausgestatteten Radarsensor, bei VEGA liebevoll eric® genannt und der aktuelle „Renner“ auf dem Gebiet der Radar-Füllstandmessung. In der IBM AS/400-basierten Auftragsabwicklung wird der Auftrag samt gewünschtem Liefertermin erfasst. Dabei wird ihm ein individueller Auftragscode zugeordnet, bevor der Auftrag in die Fertigung geht. Der Sachbearbeiter legt bereits hier fest, wie viele Exemplare der zugehörigen Betriebsanleitung dem eric® beigelegt werden und in welchen Sprachen. Auch diese Informationen werden über Variablen im Auftragscode festgehalten. Im System der Auftragsabwicklung sind Verknüpfungen vom Produkttyp zur jeweiligen Betriebsanleitung hinterlegt.
Kommt der fertige und qualitätsgetestete Radar-Sensor in die Kommissionierung, liest der zuständige Mitarbeiter per Handscanner einen Barcode ein, der sich auf dem Typenschild befindet und den Auftragscode repräsentiert. Neben Funktionen der Auftragsabwicklung wird damit die Online-Komplettherstellung der Betriebsanleitungen ausgelöst – in der vordefinierten Menge und Sprache(n). Die OcéDemandstream lädt die entsprechenden druckfertigen Daten von ihrem lokalen Print Server und druckt sofort. Ob 4- oder 96-Seiter, kein einziges Mal wird am Drucksystem oder in der Papiernachverarbeitung eine Einstellung geändert oder an diesem oder jenem Rädchen gedreht. Nach wenigen Minuten können die Damen und Herren aus der Kommissionierung nebenan die druckfrischen Anleitungen abholen.

 

Digitaler Befreiungsschlag
Wo einstmals drei Mitarbeiter versuchten, im Drucksachenlager Ordnung zu halten, steht heute eine kompakte Digitaldrucklinie, die haarscharf auf den aktuellen Bedarf hin produziert. Nur ungern denkt Wolfgang Werner an die Zeiten zurück, als die Anleitungen noch im Offsetverfahren gedruckt und auf Halde gelegt wurden: „Unser Lager war riesengroß und kostete immens viel Geld. Was die bevorrateten Drucksachen betrifft, waren immer rund 150.000 Euro für mindestens ein halbes Jahr gebunden.“ Heute ist das Kapital frei, und das „Lager“ organisiert das Digitaldrucksystem in immaterieller Form. Gerade noch eine Mitarbeiterin sorgt für einen reibungslosen Betrieb und den nötigen Nachschub an Papier und Druckermaterialien. Keine speziellen Qualifikationen, außer einer gründlichen Einarbeitung in die Maschinenbedienung, sind für diese Arbeit notwendig.
Ganz im Sinne der Just-in-time-Philosophie werden je nach Produktionsaufkommen unterschiedliche Broschürenmengen produziert. Zwischen 400 und rund 1.000 Anleitungen verlassen pro Tag die vollautomatische Fertigungsstraße. Die Océ Demandstream 4040 bedruckt bei VEGA A4-Normalpapier mit einem Flächengewicht
von 80 g/m2. Dabei sind die vier getrennt ansteuerbaren Papiereingabefächer von Vorteil. In den beiden Hauptfächern für je 2.000 Blatt wird weißes Papier für den Inhalt der Broschüren vorgehalten, während die zusätzlichen Fächer, beide mit je 500 Blatt Fassungsvermögen, grünes (WHG-Bescheinigung) und gelbes (Sicherheitshinweise) Papier für die Umschläge aufnehmen.
Wolfgang Werner räumt ein, dass Halbtonbilder (Fotos, Screenshots), die in den Dokumenten ebenfalls vorkommen, im konventionellen Offsetdruck qualitativ besser sind als im elektrofotografischen Digitaldruck mit 600 x 600 dpi. Doch wer das Optimale aus der Maschine heraushole und die digitalen Bilder in der Gradation richtig aufbereite, könne gute Ergebnisse erzielen.

 

Wo aus Daten und Informationen Dokumente werden
Bei VEGA widmen sich sechs Mitarbeiter dem weiteren Umfeld der technischen Dokumentation. Technische Redakteure erstellen die Inhalte der Betriebsanleitungen. Sie fassen Informationen aus der Entwicklung, vom zuständigen Produktmanager, von der Zertifikatsabteilung und anderen Beteiligten zusammen und formulieren sie aus. Sofern Dokumente
lediglich zu aktualisieren sind, erfolgt die Informationseinholung anhand so genannter Änderungsexemplare, die alle zuständigen Instanzen zur Kommentierung erhalten. Die Seiten der Betriebsanleitungen werden im DTP-Layoutprogramm Adobe PageMaker aufgebaut, wobei erläuternde Grafiken, technische Zeichnungen aus der Konstruktion und Halbtonbilder nach Bedarf eingefügt werden.
Die layouttechnisch fertiggestellten Dokumente durchlaufen einen Korrekturzyklus und werden dann aus der PageMaker- Anwendung als PostScript-Dateien zum Océ-System geschickt. Das Prisma+ PODServersystem rippt die PostScript-Dateien und speichert die Seiten Bitmaps im internen IOCA-Format ab. Die maschinennahe Vorhaltung dieser Daten ermöglicht den sofortigen Druckbeginn nach dem Startimpuls aus der Kommissionierung, da keinerlei Berechnungsvorgänge mehr erforderlich sind. Der Druck jeder Broschüre erfolgt unter Berücksichtigung eines hinterlegten Ausschießschemas, das die format- und prozessbedingte Platzierung der Seiten auf den A4-Blättern steuert.
„Jeden Tag fallen uns neue Sachen ein, die wir auf der Demandstream drucken könnten“, versichert Wolfgang Werner. Dem Ideenreichtum der Mitarbeiter werden keine Grenzen gesetzt – das gehört zur Firmenphilosophie von VEGA. Auf lange Sicht sollen auch personalisierte Produktkataloge, Beilagen für den Auftrags- und Rechnungsversand, DIN A4-Broschüren, Schulungsunterlagen, Messeeintrittskarten und Serienbriefe per Digitaldruck entstehen. Doch „die Eine“ wird dazu nicht ausreichen, druckt diese doch punktgenau im Produktionszyklus des Unternehmens. Mit einer zweiten Océ Demandstream
könnten darüber hinaus auch die Datenbankwünsche Wirklichkeit werden: „Wir könnten die Betriebsanleitungen noch weiter individualisieren und das einzelne Objekt von Redundanzen befreien. Das hieße, nicht nur die Auftragsdaten einzudrucken, sondern ausschließlich die relevanten Informationen über das bestellte Produkt samt Typenklasse zu integrieren. Wir haben einen 20-stelligen Produktcode, der das einzelne Gerät 100%ig definiert.
Wir kämen damit auf eine Zahl von mehreren hunderttausend Varianten. Wenn anhand dieses Codes gefertigt würde, müsste man auch eine strukturierte Dokumentation auf die Beine stellen können. Ich stelle mir ein datenbank- und XML-basiertes Content Management System vor, das die Text-, Grafik- und Bildelemente für die vollautomatische Erstellung der Betriebsanleitungen bereithält.“ Aber das ist vorläufig noch Zukunftsmusik.
Océ ist eines der weltweit führenden Unternehmen der Informations Technologie im Dokumenten-Management. Die Océ-Gruppe mit Hauptsitz in Venlo, Niederlande, ist in 80 Ländern tätig und unterhält in 31 Ländern eigene Niederlassungen. Weltweit sind über 22.000 Mitarbeiter bei Océ beschäftigt. Der Jahresumsatz des Unternehmens belief sich in 2002 auf 3,2 Milliarden Euro.