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Ziel E-Government (elektronische Behörde) erreicht
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Vorteile eines restrukturierten Prozesses in der Bauplanung
Die Stadtverwaltung von Salford leitet die Geschäfte einer schnellwachsenden Stadt. Über die letzten zwanzig Jahre hat sich die Stadt ständig erneuert und die aus dem industriellen Niedergang resultierenden sozialen und wirtschaftlichen Probleme angepackt. Teile der Stadt werden durch die Stadtverwaltung erneuert. Mit der Beschleunigung des Wandels wollte die Stadtverwaltung von Salford erreichen, dass Entscheidungen über 80% der wichtigsten Bauvorhaben innerhalb von acht Wochen nach der Einreichung getroffen werden. Deswegen holte sich die Stadtverwaltung von Salford Ünterstützung bei dieser Zielsetzung bei ihrem OBS-Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management.
Analyse und Implementierung
Zunächst führte Océ eine umfangreiche Analyse des Dokumentenflusses innerhalb der Abteilung für Bauplanung und Gebäudeleittechnik durch. Die Analyse ergab, dass ein elektronisches Dokumenten-Managementsystem mit Workflow-Prozessen eingeführt werden sollte, um sicherzustellen, dass Dokumente die Organisation reibungslos und schnell durchlaufen.
Durch die vorgeschlagene Lösung kann die Stadtverwaltung von Salford zwei wichtige Zielsetzungen erreichen:
  • Erfüllen der Ziele der Regierung in
    Bezug auf die Durchlaufzeiten bei Bau-
    anträgen und der Richtlinie für E-Gov-
    ernment; da der Service per Internet
    doch eine der wichtigsten Zielsetzungen
    der Regierung ist.
  • Zukünftige Ausgaben zu vermeiden.
Dieses Dokumenten-Managementsystem wird jetzt implementiert. Océ Business Services stellt die Scanner und Produktionssysteme hierfür zur Verfügung. Océ kontaktiert den Softwarelieferanten und stellt so eine problemlose Lösung für die Stadtverwaltung von Salford sicher – ganz im Sinne einer Partnerschaft.

Partner für die reibungslose Servicelösung
Vorteile
  • Die Vorteile der Partnerschaft
    Pläne und andere Details der Bauanträge
    (Groß-oder Kleinformat) werden einge-
    scannt und auf den Netzserver der Stadt-
    verwaltung geladen. Dies erlaubte der
    Stadtverwaltung eine bahnbrechende
    Dienstleistung: Die Öffentlichkeit kann
    die Bauanträge online einsehen. Dieser
    Service war einer der ersten im Land und
    führte zu der unglaublichen Zahl von
    12.000 'Clicks'im Monat. Er machte die
    Stadtverwaltung von Salford zu einem E-
    Government Anbieter. „Wir führen 33%
    mehr Anträge mit weniger Mitarbeitern
    und in kürzeren Durchlaufzeiten aus “, so
    Paul Mallinder, Assistant Director, Ge-
    schäftsentwicklung für die Bauplanung.
...weniger Mitarbeiter schaffen 33% mehr in weniger Zeit
 
  • Übererfüllung des E-Government-Ziels
    Weltbeste Spitzenleistungen nutzen, um Innovationen einzuführen, die auf einer Linie mit dem E Government sind und erprobte Arbeitsmethoden darstellen -dadurch wurde die Leistung verbessert und die Vorgabe der Regierung -80% der Anträge innerhalb von acht Wochen zu bearbeiten -konnte durch Océ auf gegenwärtig 82% gesteigert werden.
 
  • Einsparungen bei Investitionen
    Investitionen in Höhe von 75.000 € wurden so nicht mehr benötigt. Dies wirkte sich entsprechend positiv auf das Jahresbudget aus.
 
  • Reduzierung der externen Druckkosten
    Die Anzahl der Druckaufträge an externe Firmen wurde erheblich reduziert. Dies führte zu insgesamt weniger Lieferanten und brachte Einsparungen von 11.000 €
Ergebnis: Enorme Einsparungen
 
  • Unterstützung der Entwurfs-Abteilung durch  Technologie
    800 Stunden im Bereich Entwurf wurden nach Einführung einer elektronischen Software für die Einreichung von Aufträgen, automatischer Falzung und Rücksendung an den Autor eingespart.

Dadurch wurden drei Architektenstellen eingespart. Durch die erhöhte Produktivität stiegen aber dennoch die Einnahmen.
  • Einsparungen durch elektronische Archive
    Durch die Einführung von internen elektronischen Archiven für großformatige Dokumente wurden im Vergleich zur Vergabe an externe Dienstleister 35.000 € eingespart.
 
  • Einsparung von einem Manntag pro Monat durch das Management Informations-System
    (MIS)
    Durch die Einführung eines Management Informations-Systems wird ein Manntag pro Monat eingespart. Ein Audit bestätigt: „Verbesserungen in der Informationstechnologie beschleunigen die Bearbeitung von Bauanträgen und geben den Anwendern mehr Informationen über Bauplanungssysteme und -verfahren.“

...schnellere Bearbeitung, mehr Informationen für die Anwender
Die Zukunft
Das kürzlich durchgeführte Audit bestätigt, dass die Leistungen der Stadtverwaltung von Salford bei der Bearbeitung von Anträgen besser sind als der Durchschnitt. Die Stadtverwaltung von Salford erhielt eine 2 Sterne Bewertung mit vielversprechenden Aussichten für weitere Verbesserungen. Océ wird die Stadt Salford weiterhin durch seine Erfahrung im innovativen Dokumentenmanagement dabei unterstützen, die Leistung zu steigern.

„Wir sind mit Océs Leistung sehr zufrieden und suchen gegenwärtig nach neuen Wegen, unsere Partnerschaft auszuweiten, um auch andere städtische Dienstleistungen zu verbessern.“

Paull Mallinder, Assistent Director, Geschäftsentwicklung, Stadtverwaltung
von Salford.
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