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Dokumenten-Management bei Rolls-Royce
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Effektivität und Kosteneinsparung durch Prozessverbesserung
Rolls-Royce hat sich entschieden, viele Funktionen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, auszulagern. Zuerst waren es nur unterstützende Funktionen, die ausgelagert wurden. Mittlerweile bezieht sich die
Auslagerung auch auf das Dokumenten-Management. Die genaue und rechtzeitige Bereitstellung von Dokumenten ist für den Betrieb eines multinationalen Unternehmens entscheidend. Außerdem sind die
rechtlichen Begleiterscheinungen bei der Bereitstellung von Dokumenten für die Luftfahrtbehörden von größter Wichtigkeit. Rolls-Royce hat sich im Bereich Dokumenten-Management für Océ Business Services entschieden.
Rolls-Royce
Rolls-Royce Aerospace agiert in einem
komplexen und dynamischen Umfeld.
Mit anspruchsvoller Technologie und
politischen Unsicherheiten in vielen
Märkten braucht Rolls-Royce eine flexible
Struktur, um sich den verschiedenen
Einflüssen von außen anzupassen.
  • zivile Luftfahrt
  • Luftwaffe
  • Marine
  • Energie
Das Unternehmen investiert in Techno-
logie und Kompetenz, die in jedem die-
ser Bereiche genutzt werden können. Der
Erfolg dieser Produkte zeigt sich in der
schnellen und erheblichen Steigerung der
Marktanteile während der letzten Jahre.
Mehr als 500 Fluggesellschaften, 4000
Unternehmen und 160 Armeen zählen
zu den Kunden von Rolls-Royce. Nähere
Informationen über Rolls-Royce erhalten
Sie unter:www.rolls-royce.com.

Kosten, Verbesserungen und Kultur
Das Ziel des Outsourcingsprojektes war
mehr als nur die Reduzierung der Kosten.
Dokumenten-Management ist für die
Effektivität von Rolls-Royce ein entschei-
dender Faktor. Deshalb brauchte das
Unternehmen einen intelligenten
Partner, der Prozessverbesserungen und
technische Innovationen einführen konnte.

...intelligenter Partner

Was aber noch wichtiger war: Der
Bereich Dokumenten-Management
umfasste mehr als 80 Mitarbeiter. Es war
unbedingt erforderlich,dass das kulturel-
le Verständnis zwischen dem Käufer und
dem Dienstleister stimmte, um die Moti-
vation und Zufriedenheit der Mitarbeiter
sicherzustellen. Océs Engagement in
Bezug auf die Mitarbeiter entsprach den
Anforderungen von Rolls-Royce.

Océ engagiert sich für
seine Mitarbeiter
 
Nach einem intensiven Ausscheidungs-
prozess erhielt Océ Business Service einen
Vertrag für die Dauer von sieben Jahren.
Die Entscheidung für Océ:
garantierter Service
Nach der Übernahme führte Océ eine
Dokumenten-Management-Strategie mit
folgenden Inhalten ein:
  • zentrale Dokumentenproduktion
  • Großformat-Dokumenten-Management
  • Offsetdruck
  • Übersetzungs-Service
  • technische Bibliotheken
Océ standardisierte den Betrieb an den
verschiedenen Standorten und stellte
sicher, dass Best Practice-Verfahren eingeführt
wurden. „Man braucht einen ganzheitlichen
Ansatz beim Dokumenten-
Management“, so Andy Norman,
regionaler Projektleiter bei Rolls-Royce.

Rolls-Royce hatte einen Vertrag mit
einem anderen Gerätelieferanten, welcher
in den Gesamtvertrag für Dokumenten-
Management übernommen wurde, und
gleichzeitig wurde ein neuer Vertrag auf
Océ übertragen. Océ löste das Problem
der Überkapazität von 80% und reduzierte
die Anzahl der Systeme um 100
Geräte. Als Reaktion auf den Abschwung
in der Luftfahrtindustrie reduzierte Océ
die im Vertrag vereinbarten Leistungen in
Anlehnung an die Bedürfnisse von Rolls-
Royce. Durch diese Rationalisierung
konnte das Unternehmen mehr als
735.000 € einsparen. Darüber hinaus
ermöglicht dies eine flexible Lösung,
angepasst an die wechselnden
Anforderungen.
 

 
Flexibilität und Einsparungen von mehr
als 735.000 €
Partner mit einem gemeinsamen Ziel
Rolls-Royce beabsichtigte, die Verwaltungskosten
durch Konsolidierung bei seinen
Lieferanten zu reduzieren. Das Unternehmen
hat die Anzahl der Lieferanten
im Bereich Dokumentenproduktion von
50 auf nunmehr 4 reduziert. Dadurch
kann Rolls-Royce langjährige Partnerschaften
mit Lieferanten eingehen, die
gemeinsam mit ihnen an der Verwirklichung
eines Ziels mitwirken. Die Verbesserung
des Informationsaustausches ist
eines davon. „Wir sehen ein großes Potenzial
in der Möglichkeit, unsere Informationen
zu digitalisieren und weltweit
zu verbreiten“, so Liz Bax, verantwortlich
für allgemeine Dienstleistungen. Océ hat
eine Archivierungsstrategie eingeführt, um
Zeichnungen zu digitalisieren. Vier Millionen
Zeichnungen sind bereits digitalisiert
worden. Dadurch konnte Platz eingespart
und die Übertragung und Verteilung
beschleunigt werden.

Digitalisieren und weltweit verbreiten

Einen reibungslosen Übergang sicherstellen
Der Vertrag beinhaltete den Übergang
von 86 Rolls-Royce Mitarbeitern zu Océ.
Viele von ihnen waren fast ihr gesamtes
Arbeitsleben für Rolls-Royce tätig. Diese
Mitarbeiter verhielten sich verständlicherweise
abwartend. Doch Océ hörte ihnen
zu und konnte ihre Ängste und Bedenken
zerstreuen. „Das kulturelle Verständnis
zwischen Rolls-Royce und Océ Business
Services ist sehr gut“, so Liz Bax. Océs
Engagement für die Entwicklung seiner
Mitarbeiter zeigt sich in Form der
Zuerkennung des 'Investors in People'-
Preises. Océ ist davon überzeugt, dass
Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg sind.

Ständige Verbesserungen, um die Erwartungen zu übertreffen
„Océ hat die Qualität der Dienstleistungen, die wir erwartet haben, übertroffen und bringt Innovation in unser Unternehmen “, ergänzt Liz Bax. „So haben wir beispielsweise die Kosten für das Dokumenten-Management innerhalb von zwei Jahren um über 3 Millionen Euro verringern können – entsprechend den Anforderungen von Rolls-Royce.“
 
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