Antriebe mit großem Namen

Rolls-Royce – wer denkt da nicht an luxuriöse Automobile? Doch der Name steht auch für die Produktion leistungsfähiger Antriebssysteme, die im zivilen und militärischen Bereich in Flugzeugen, Hubschraubern und Schiffen auf der ganzen Welt eingesetzt werden. Bei Rolls-Royce Deutschland arbeiten über 2.500 Menschen an der Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Montage und Wartung moderner Strahltriebwerke, die unter anderem an die Flugzeughersteller Gulfstream, Bombardier, Airbus und Boeing geliefert werden. Rund 400 Triebwerke werden in 2006 die deutschen Produktionsstätten in Dahlewitz bei Berlin und Oberursel bei Frankfurt/Main verlassen.

Strenge Auflagen für die Archivierung
Bis zur Auslieferung eines Triebwerkes werden eine erhebliche Anzahl an Konstruktions- und Begleitdokumenten erstellt, für die besondere gesetzliche Bestimmungen gelten. Nach Forderungen der Luftfahrtbehörden müssen Konstruktionsunterlagen mindestens drei Jahre nach Außerdienststellung eines Triebwerktyps noch verfügbar bleiben. Neben den klassischen technischen Zeichnungen sind auch sämtliche Berechnungsunterlagen, Fertigungsdokumente, Lieferanten- und Zulassungszertifikate sicher, unveränderbar und reproduzierbar aufzubewahren. „Im Falle einer Havarie muss jederzeit nachvollzogen werden können, welche Konstrukteure, welche Zulieferer und welche Monteure am Fertigungs- oder Wartungsprozess beteiligt waren“, sagt Werner Neumann, bei RRD verantwortlich für das Dokumenten-Management am Standort Oberursel.

Aus diesem Grund werden bei RRD alle Langzeitdokumente auf 16-Millimeter-Rollfilm und Zeichnungen auf Mikrofilmkarten archiviert. Beim Verfilmungsprozess wird zusätzlich von jeder beschriebenen Seite ein elektronisches Bild im Format TIF oder JPG erzeugt, das indexiert und auf CD oder DVD aufbewahrt wird. 1999 hat sich RRD für die Zusammenarbeit mit Océ-Deutschland Business Services (OBS) entschieden. Seitdem organisiert OBS die Verwaltung, Reproduktion und Archivierung der Dokumente.
„RRD hatte damals beschlossen, die dokumentennahen Arbeitsbereiche, die nicht zu unserem Kerngeschäft zählen, an einen Dienstleister auszulagern. Die Anforderung an den Dienstleister war, dass die Verwaltungs- und Archivierungsprozesse nicht einfach nur übernommen, sondern sukzessive optimiert werden.“

 

Gemeinsame Suche nach Lösungen
Zur Optimierung zählte auch, die unterschiedlichen Archivsysteme für digitale Daten zu vereinheitlichen,
die sich in der Vergangenheit durch die Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern etabliert hatten – das jüngste Projekt von RRD und OBS. Die Situation war, dass verschiedene, parallel genutzte Archivsysteme zur Anwendung kamen. Wollte ein Mitarbeiter auf Daten zugreifen, mussten die entsprechenden CDs umständlich aus dem Archiv geholt und ausgelesen werden. Dieser Zustand war verbesserungswürdig, denn er führte zu Einbußen bei der Flexibilität. „Gemeinsam mit OBS haben wir eine Lösung für diesen Sachstand gesucht – und gefunden“, erläutert Silvia Sroka, RRD-Verantwortliche für das Dokumenten-Management am Standort Dahlewitz.

 

Zentrales digitales Archiv
Es wurde eine Arbeitsgruppe gebildet mit dem Ziel, ein zentrales digitales Archiv aufzubauen, das den gesamten Bestand an archivierten Dokumenten einheitlich erfassen und zur Verfügung stellen soll.
Heute werden die digitalisierten Dokumente allen Mitarbeitern über einen zentralen Server zur Verfügung gestellt. Die Serverbetreuung und Datenverwaltung liegt in den Händen von OBS, die Datenhoheit bei RRD. Nun können Daten, die in Dahlewitz eingepflegt werden, wenige Minuten später in Oberursel abgerufen werden. Eine zeitaufwendige Anfrage bei der Archivstelle entfällt also. Strengere Standards bei der Dokumenten-Attributierung gewährleisten zudem den schnellen und sicheren Zugriff auf die gesuchten Unterlagen. Zugleich kann jeder Aufruf eines Users im System verfolgt werden. Die Verwendung von Barcodes dient der sicheren Identifizierung und Zuordnung von Dokumenten.
Die Vorteile des digitalen Archivs, bei dessen Einführung die Datensicherheit und die Retrievalfähigkeit im Vordergrund standen, lassen sich mit den Attributen standortübergreifend, standardisiert und anwenderfreundlich beschreiben. Bei der Einführung des digitalen Archivs standen dabei besonders die Datensicherheit und die Retrievalfähigkeit im Vordergrund.
„Das zentrale elektronische Archiv ist eine weitere Verbesserung in der Dokumenten-Verwaltung bei Rolls-Royce Deutschland“, sagt Werner Neumann. „Unsere Mitarbeiter werden von aufwendigen Rechercheprozessen entlastet und können sich stärker auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren.“

 

Umfassendes Informationsmanagement
Die ursprünglichen Aufgaben von OBS bei RRD umfassten vor allem das Dokumenten-Management und die klassische Reprografie. Heute ist OBS für über 300.000 aktuelle und mehrere Millionen aufbewahrungspflichtige Dokumente zuständig. Die 25 Mitarbeiter an beiden Standorten kümmern sich um nahezu alles, was mit der Verwaltung und Handhabung von Dokumenten zu tun hat – Reproduktion von Zeichnungen und Unterlagen, Erstellen von elektronischen Formularen, Betreuung der Präsenzbibliothek und der Poststelle, Büromaterialverteilung, Handling von Übersetzungsdienstleistungen und Datenbankenpflege. Silvia Sroka: „Durch die Zusammenarbeit mit Océ Business Services kann Rolls-Royce Deutschland hochprofessionelle Dokumenten-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, ohne dafür selbst in Know-how und Technik investieren zu müssen. Das macht Verwaltungsprozesse für uns einfacher, transparenter und obendrein auch kostengünstiger.“