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Produktivität und Sicherheit mit dem ODPC |  | Rainer Kosch-Marek weiß, was er will. Auf acht Seiten hat er zusammengefasst, was er von den neuen Drucksystemen für die Hausdruckerei des Landratsamtes Rhein-Neckar-Kreis in Heidelberg erwartet. Gut die Hälfte davon beschäftigt sich mit dem Workflow, vor allem mit der Auftragserstellung und -übermittlung durch den Anwender. Zwei Seiten sind den technischen Features der Hardware gewidmet, der Rest befasst sich mit Servicethemen. Nur vier Anbieter konnten den hoch gesteckten Anforderungen des Druckereileiters überhaupt gerecht werden, die Wahl fiel schließlich auf das Océ Document Production Centre (ODPC). |
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Produktivität von Gesetzes wegen
Rund 1.000 Mitarbeiter arbeiten beim
Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis in Heidelberg
und den rund 20 Einrichtungen im
Landkreis. Alle Arbeitsplatz-PCs sind im
Netzwerk angebunden, ein großer Teil ist
regelmäßig Kunde der Hausdruckerei.
Und wie es sich für eine Einrichtung aus
Politik und Verwaltung gehört, produzieren
die Mitarbeiter jede Menge Unterlagen,
Vermerke, Vorlagen und Broschüren, die
in unterschiedlichen, fast immer aber hohen
Auflagen gedruckt werden müssen.
„Aktuell sitzt beispielsweise ein Referent
an der Aktualisierung der Müllsatzung“,
erzählt Rainer Kosch-Marek, der im Heidelberger
Landratsamt die Hausdruckerei
leitet. „Wenn er fertig ist, müssen rund
230 Seiten innerhalb eines Tages knapp
200-mal gedruckt werden, damit der Entwurf
fristgerecht bei den Mitgliedern des
Kreistages und der Verwaltung ist.“ |
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Mit Beispielen dieser Art umreißt Rainer
Kosch-Marek zwei wesentliche Anforderungen
seiner Hausdruckerei: Produktivität und
Zuverlässigkeit. „Wir haben gesetzliche
Fristen, und die müssen wir einhalten“,
betont er, „da darf uns das Drucksystem
keinen Strich durch die Rechnung machen.“
Deshalb spielten Service und Support eine
ganz wesentliche Rolle bei dem technischen
Wettbewerb und der anschließenden beschränkten
Ausschreibung für die neuen
Drucksysteme. „Wenn man hier und bei der
Hardware einen gewissen Standard haben
will, kommen eigentlich nur zwei Anbieter
wirklich in Frage“, weiß Rainer Kosch-Marek.
„Den Ausschlag für das Océ Document
Production Centre, also für das Bundle aus
Océ VarioPrint™ 2105, VarioPrint 2070
und Doc Works, hat das Gesamtpaket von
Hardware, Service und Software gegeben.“ |
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Die Hardware überzeugt…
Bei der Hardware setzt das Heidelberger Landratsamt auf eine Océ VarioPrint 2105 und eine Océ VarioPrint 2070. „Unser Augenmerk lag auf einem Produktionssystem, mit dem wir die Aufträge zügig und unkompliziert abarbeiten können“, umreißt der Druckereileiter die Anforderungen. „Wichtig ist außerdem, dass wir gescannte Dokumente ohne Aufwand in einen digitalen Auftrag mischen können, wenn wir beispielsweise einen analog vorliegenden Gesetzesentwurf der Landesregierung und die digital vorliegenden Stellungnahmen für eine Ausschuss-Sitzung 100-mal produzieren müssen.“ Die Océ VarioPrint 2070 ist als Backup-System gedacht, soll Auftragsspitzen abfangen und DIN-A3-Aufträge abwickeln. „Schon dieses Bundle ist überzeugend“, betont Rainer Kosch-Marek, „und mit der Software Océ Doc Works ist es unschlagbar.“ |
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…die Software ist unschlagbar
Denn ein unkomplizierter und sicherer Workflow war das zweite zentrale Auswahlkriterium.
„Früher kamen die Aufträge meist als Papiervorlagen bei mir an, oft per Hauspost. Sowohl der Postweg als
auch ungenaue Angaben zur gewünschten Produktion und Nachverarbeitung haben viel Zeit und auch viele Nerven gekostet“, sagt Rainer Kosch-Marek. Auf E-Mails wollten der Druckereileiter und sein Mitarbeiter Thomas Pfau sich bei der Datenübermittlung nicht verlassen. „Wenn uns jemand ein Word-Dokument schickt, kommt es beim Druck eigentlich immer zu irgendwelchen Veränderungen im Layout“, hat Rainer Kosch-Marek festgestellt. „Der Anwender hat das Dokument für seinen Arbeitsplatzdrucker eingerichtet. Nur passt diese Einstellung nicht zu den Drucksystemen in der Druckerei.“ Auch vom Anwender erzeugte PDF-Dateien seien keine sinnvolle Alternative. „Auch da hat jeder Anwender seine eigenen Programmeinstellungen oder verwendet irgendwelche besonderen Schriften, und schon gehen die Probleme von vorne los.“
Diese Schwierigkeiten gibt es mit Océ Doc Works nicht. Das PDF, das der Kunde bei der Auftragserstellung sieht, wird auf dem Server der Hausdruckerei generiert, mit den korrekten Einstellungen für die Drucksysteme. Der Anwender sieht also wirklich, was gedruckt wird, und kann Korrekturen selbst vornehmen. Auch das elektronische Job-Ticket, bei dem grundlegende Angaben zum Druckauftrag zwingend erforderlich sind, hat es sowohl der Hausdruckerei als auch den Anwendern angetan. „Der Anwender weiß dadurch, was wir anbieten, und wir haben korrekte und eindeutige Angaben“, fasst Rainer Kosch-Marek die Vorteile zusammen.
„Und weil es so zu weniger Missverständnissen kommt und die Bearbeitung schneller geht, gehen mehr Aufträge in die Hausdruckerei“, freut er sich. „Auf diese Weise haben wir die Anzahl der relativ teuren Ausdrucke an den Arbeitsplatzdruckern und damit auch die Kosten deutlich gesenkt.“ |
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„Das Gesamtpaket hat den Ausschlag gegeben“
