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Integrierte Lösung für IT-Dienstleister
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Océ als Partner für das Dokumenten-Management
Als strategischer Partner realisiert Océ bei der quindata GmbH eine Dokumenten-Management-Lösung einschließlich Sortierung, Formulargestaltung und Portooptimierung. Ziel ist ein höherer Automatisierungsgrad und ein verbessertes Monitoring des Datenflusses. Wie nahezu das gesamte Lösungsgeschäft bei Océ wurde auch das quindata-Projekt nach den Prinzipien der strukturierten Analyse organisiert.
Die quindata GmbH, Kassel, ist im April
2002 aus dem IT-Bereich der Raiffeisen-
Warenzentrale Kurhessen-Thüringen GmbH
(RWZ) entstanden und hat sich seitdem
zum Full-Service-Anbieter für die Konzeption,
Projektierung, Entwicklung, Implementierung
und den Betrieb integrierter
IT-Lösungen entwickelt. Über 30 Mitarbeiter
betreuen rund 1000 Bildschirmarbeitsplätze
einschließlich First- und Second-
Level-Support für die gesamte Infrastruktur.
Darüber hinaus ist quindata für das
Dokumenten-Management der RWZ
zuständig.

Früh auf SAP R/3® gesetzt
Bereits 1993 entschied sich die RWZ für
die Einführung von SAP R/3® als Basis des
unternehmensweiten Daten-Managements.
„Durch die Implementierung einer zentralen,
integrierten und homogenen Plattform
für alle wertschöpfenden Prozesse haben
wir bis heute einen Vorsprung gegenüber
vergleichbaren Unternehmen“, sagt Lars
Prüssing, CIO der RWZ und Prokurist bei
quindata. Das betrifft vor allem die Bündelung
warenlogistischer Abläufe, beispielsweise
die Bearbeitung von Angeboten, Kundenaufträgen,
Lieferungen, Frachtabwicklungen
und Fakturierungen.
Océ Kunde seit 1996
„ Im IT-Bereich arbeitet die RWZ seit den
achtziger Jahren mit Siemens zusammen“,
erzählt Lars Prüssing. „Der Kontakt zu Océ
ergab sich, als das Unternehmen 1996 die
Siemens-Druckersparte übenommen hatte.“
An die Bewältigung des gestiegenen Druckvolumens
- seit dem Insourcing des externen
Rechenzentrums rund 2,5 Millionen
Seiten pro Jahr - knüpfte die RWZ zugleich
einen verbesserten Service, etwa den personalisierten
Druck von Überweisungsträgern
oder die Codierung für den Postversand.
Lars Prüssing: „Océ hat von Anfang
an viel Energie und Know-how investiert“.

Schwachstellen im aktuellen Druckumfeld
Dennoch stieß das Druckumfeld von
quindata an seine Grenzen. So war die zusätzliche
Portooptimierung durch Druckzusammenfassung
aus mehreren Sparten
und Sortierung nach Postleitzahlen nur
bedingt möglich. Die Nachvollziehbarkeit
des Dokumentenflusses war nicht gewährleistet,
die Reprintfunktion im Fehlerfall
oder bei Nachdruck sehr umständlich und
zeitaufwendig. Archivierung, Fax, E-Mail
und Serienbrieffunktionen konnten nur
mit sehr hohem Aufwand oder gar nicht
realisiert werden. Außerdem hätten die Ausgabesysteme
ein weiter steigendes Druckvolumen
nicht mehr effizient bewältigt.
Wertschöpfendes Dokumenten-Management
„Statt auf reine Output-Verwaltung setzen
wir auf wertschöpfendes Dokumenten-
Management mit transparenten und effektiven
Kommunikationsstrukturen“, erklärt
Lars Prüssing. Keine Frage, dass quindata
zur Bewältigung dieser Herausforderung
einen Partner an seiner Seite braucht, der
ebenso strukturiert arbeitet wie der ITSpezialist
selbst. „Océ hat das bestehende
Umfeld analysiert, die neuen Anforderungen
formuliert und auf dieser Basis ein
Lösungsangebot erstellt. Das Unternehmen
hat dabei großes Verständnis für den Gesamtprozess
des Datenmanagements und
hohe Integrationsfähigkeit bewiesen“, sagt
Lars Prüssing anerkennend.

Lösungen mit Océ PrintKey, PRISMAsatellite und
Océ Document Designer
Mit der neuen Dokumenten-Management-
Lösung rund um das Einzelblattsystem
Océ VarioPrint 3090 ist quindata in der
Lage, Druckdaten aus SAP direkt an einen
Printserver zu senden, nach verschiedenen
Kriterien zu sortieren und zusammenzufassen.
Für weitere Einsparungen bei den
Portokosten erfolgt die Papierausgabe in
Duplex und mit DV-Freimachung. Die
Dokumente können auch als Fax, E-Mail,
EDI und für das Archiv ausgegeben werden.
Der Dokumentenfluss lässt sich bis
zum Ausgabesystem lückenlos überwachen.
Selbstverständlich umfasst die Lösung mehr
als die Ausgabe und den Versand von
Dokumenten. Die Rechnungsprüfung beispielsweise
wird mit Océ Invoice CENTER
weitgehend automatisiert: Die Daten analog
eingehender Rechnungen werden automatisch
ausgelesen und die digitalisierten
Dokumente für die elektronische Weiterverarbeitung
in den SAP R/3® Prozess
integriert.
 
Weiterführende  Links
Download
Auch das digitale Archiv wurde optimiert.
„Bisher wichen Druck- und Speicherlayout
etwas voneinander ab“, erklärt Lars Prüssing.
„Die neue Lösung sorgt für ein absolut
identisches Bild und bietet so die Basis
für einen elektronischen Versand der
Rechnungen“.

Dritt-Märkte erschließen und
Dienstleistungsangebot erweitern

„Mit der neuen Lösung steigern wir die
Produktivität, verringern den Administrationsaufwand
und sparen Portokosten.
Obendrein können wir unser Dienstleistungsangebot
erweitern“, sagt Lars Prüssing.
Für quindata bedeutet das, nicht nur Serviceleistungen
für die Muttergesellschaft
RWZ zu erbringen, sondern auch Drittmärkte
zu erschließen. Lars Prüssing: „Mit
Océ als Partner für unser Dokumenten-
Management sehen wir uns dieser Herausforderung
in jedem Fall gewachsen.“
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