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Normen on Demand
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Österreichisches Normungsinstitut (ON) setzt auf Océ Lösungen
Als Partner der Wirtschaft baut das Österreichische Normungsinstitut, Wien, seine Produkt- und Dienstleistungen kontinuierlich aus. Die Akzeptanz von Normen und Regeln hängt ganz wesentlich davon ab, wie einfach der Zugang zu den Dokumenten für Kunden ist. Für gedruckte Dokumente erleichtert dies eine umfassende Workflow- und Digitaldrucklösung von Océ, die eine zeit- und bedarfsgerechte Produktion ermöglicht.
Der breiten Öffentlichkeit ist die Bedeutung und Wirkung von Normen für das tägliche Leben manchmal nicht bewusst. Normen tragen ganz entscheidend zum Abbau von Handelshemmnissen bei, sorgen für die Kompatibilität von Produkten und Dienstleistungen über Landesgrenzen hinweg und sind eine der Grundlagen für die Rationalisierung und die technische Weiterentwicklung. Als gemeinnützige Organisation finanziert sich das ON zu mehr als 80 Prozent aus dem Verkauf seiner Produkte und Dienstleistungen.
Aufgrund der komfortablen Suchfunktion wird für die Bestellung der Normen verstärkt der Webshop (www.on-norm.at/shop) genutzt. Die Dokumente werden vom ON auf Papier, auf CD-ROM oder per E Mail geliefert. Registrierte Kunden können sich auch mittels Passwort die Dokumente direkt downloaden. Alles in allem hat der Kunde über den Webshop Zugriff auf mehr als 160.000 Dokumente. Um Normensammlungen stets auf dem neuesten Stand zu halten, bietet das ON auch ein Abo-Service an.
Steigende Anforderungen an das Workflow-Management
Obwohl die Lieferung der Dokumente in elektronischer Form kontinuierlich ansteigt, werden nach wie vor rund 50 Prozent aller Bestellungen auf Papier ausgeliefert. Im Jahr summiert sich das auf ein Druckvolumen von vielen Millionen DIN A4-Seiten. Mit der steigenden Akzeptanz des Internetangebots sind auch die Anforderungen des ON an das Workflow-Management und den Digitaldruck gestiegen. "Wir haben eine Lösung für einen durchgehenden digitalen Workflow gesucht. Dabei war uns wichtig, dass die Daten nur einmal erfasst werden und dann automatisch durch den gesamten Workflow bis zu den Drucksystemen wandern", betont Ing. Andreas Hermann, der den Bereich Supply Chain Units und System Integration leitet. Ferner sollte durch das Printing-on-Demand die Wirtschaftlichkeit der gesamten Produktion verbessert werden. „Océ war der einzige Hersteller, der es geschafft hat, einen Workflow für das Printing-on-Demand unseres Abo-Bestands zu implementieren“, untermauert Ing. Andreas Hermann die Investitionsentscheidung für Océ. Früher verwendete Systeme bzw. andere angebotene Systeme konnten diese Anforderungen nicht erfüllen.
Workflow im Detail
Für die Produktion der Abonnements installierte das ON eine Océ VarioPrint 2090. Mit einer Leistungsfähigkeit von 85 DIN A4-Seiten pro Minute ermöglicht das Schwarzweiß Drucksystem eine zeitgerechte Produktion des gesamten Normenbestands. Der Océ VarioPrint 2090 stehen weitere drei Océ 3165 zur Seite, mit denen unter anderem Aufträge für Kunden, die ins Verkaufslokal des ON kommen oder einzelne Bestellungen in wenigen Minuten effizient abgewickelt werden können. Der Workflow für die Produktion der Abonnements ist von Océ sehr pragmatisch gelöst worden. Die Bestellung wird im Webshop oder direkt im ERP-System erfasst. Aus der aktuellen Abo-Datei wird dann ein ASCIIFile generiert, in dem der Name und die Anschrift des Empfängers angeführt sind und welche Fachbereiche das Abo umfasst. Das ASCII-File gelangt im Anschluss an eine Oracle-Datenbank, welche die benötigen PDF-Dokumente auf dem Fileserver aufruft.
Die beiden auf diese Art und Weise zusammengeführten Datenströme werden an die Software Océ PRISMAsatellite übergeben, welche die gesamte Ausgabe der Dokumente über die Océ VarioPrint 2090 verwaltet und steuert. Für jedes Abo wird zusätzlich ein Deckblatt ausgedruckt, auf dem sich alle Informationen zu dem jeweiligen Abo befinden. Und am Ende des Workflows druckt das ERP-System noch zu jedem Abo eine Rechnung aus - „und das war's“, wie Ing. Andreas Hermann versichert.
Die Vorteile des neuen Workflows sieht man beim ON vor allem in der Reduktion von Fehlerquellen und in der Beschleunigung der Produktion bei gleichzeitiger Reduktion des Personalaufwands. Früher waren insgesamt vier Mitarbeiter mit der Produktion und der Kommissionierung der Abonnements beschäftigt, seit der Einführung der Océ Lösung erledigt das ein Mitarbeiter. „Die Kommissionierung der Abonnements übernimmt die Océ VarioPrint 2090 jetzt während der Produktion. In der Poststelle werden nur noch die Informationen auf dem Deckblatt und der Rechnung miteinander verglichen. Wenn Rechnung und Deckblatt übereinstimmen, steht dem Versand des Abos nichts mehr im Weg“, schildert Ing. Andreas Hermann den Ablauf.
 
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Resümee
Das ON ist mit der Océ Lösung rundum zufrieden. Früher trafen die Abos am 3. oder 4. eines Monats beim Kunden ein, heute erhalten die Kunden die Normen, noch bevor sie überhaupt in Kraft treten. Aus der Sicht von Ing. Andreas Hermann spricht für Océ auch die Offenheit der Lösung. So konnte man beim Umstieg auf Acrobat 7.0 die Schnittstelle zwischen den einzelnen Workflow-Komponenten selbst adaptieren.
Als Leiter des Bereichs System Integration stellt Ing. Andreas Hermann Océ daher auch auf dem Gebiet der Systemintegration ein gutes Zeugnis aus.
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