Hoher Dokumenten-Output
Die Bundesknappschaft in Bochum mit
mehr als 7.000 Beschäftigten betreut rund
1,4 Mio. Menschen in der Krankenversi-
cherung und knapp eine Million Rentner.
Die Korrespondenz erfordert einen enormen
Druck-Output: Rund 30 Mio. Seiten schickt
die zentrale Verwaltung jährlich an die
Drucksysteme; etwa fünf Mio.Briefe
werden gefalzt, kuvertiert und versendet.
Die zentrale Dokumenten-Ausgabe wurde
bisher über das hausinterne Rechenzen-
trum gesteuert und überwiegend auf drei
Einzelblattdrucker verteilt. Der Prozess der
Weiterverarbeitung war denkbar umständ-
lich:Papierstapel mussten manuell sortiert
und zu den Verarbeitungsgeräten transpor-
tiert werden. Auch die Verarbeitung der
Briefpost war alles andere als ideal: Insge-
samt vier separate Kuvertiermaschinen und
ein Frankiergerät mussten bedient werden,
bei durchschnittlich 20.000 Sendungen
täglich keine leichte Aufgabe. Besonders in
Spitzenzeiten,etwa beim jährlichen Ver-
sand der Rentenanpassungsbescheide mit
insgesamt über einer Million Seiten, gelang-
te der bisherige Output-Prozess an seine
Grenzen.

Suche nach neuen Lösungen
Die genaue Untersuchung der Datenströme
sowie der Druck-und Versandprozesse er-
gab, dass die bisherige Produktion auf ein-
zelnen Verarbeitungssystemen – verbunden
mit hohem manuellen Aufwand und langen
Wegen – dem gestiegenen Output-Volumen
nicht mehr gewachsen war. Datenhandling,
Druck und Versand mussten in einem
System integriert werden. Ziel war, die
Arbeitsabläufe zu optimieren, die Mitarbei-
ter zu entlasten sowie Qualität, Kunden-
zufriedenheit und Wirtschaftlichkeit zu
erhöhen.

 

Océ übernimmt Projektmanagement
Nach europaweiter Ausschreibung und
gründlicher Auswertung der Angebote hat
sich die Bundesknappschaft schließlich für
drei Dienstleister entschieden: Die Software
für die Output-Verwaltung und die Post-
optimierung lieferte Inveos mit dem Partner
SI, das Kuvertiersystem stammt von Böwe,
das Drucksystem sowie die Kern-Papier-
vor-und -nachverarbeitung stellte Océ als
Generalunternehmer. Bei der Bewertung
der Anbieter wurden hohe Maßstäbe an die
Referenzen,den Preis, die Output-Leistung
und nicht zuletzt den Service gelegt. Océ
spielte eine zentrale Rolle bei der Imple-
mentierung der neuen Anlage. Das Unter-
nehmen lieferte nicht nur die Druckstraße,
sondern koordinierte auch die beteiligten
Partner. „Als Anbieter von Lösungen im
Dokumenten-Management haben wir die
besten Voraussetzungen für die Bewältigung
dieser anspruchsvollen Aufgabe “, sagt
Helmut Vogel, der das Projekt für Océ
managt.

Vom ersten Tag an voll gefordert
Mitte 2002 ging die neue Druck-/Poststraße
der Bundesknappschaft in Betrieb. Mit den
neuen Komponenten ist die Versicherung
jetzt in der Lage, ihre Massenkorrespondenz
deutlich effizienter abzuwickeln. Die Océ
Pagestream-Systeme drucken bis zu 470
Seiten pro Minute – kein Vergleich zu den
vorher installierten Einzelblattdruckern,die
es zusammen auf 180 Seiten brachten. Auch
die angeschlossenen Weiterverarbeitungs-
systeme schneiden, sammeln, falzen und
kuvertieren in beeindruckender Geschwin-
digkeit. Bis zu fünf verschiedene Beilagen
können automatisch zugeschossen werden.
Selbst die gelben Postkisten werden jetzt
maschinell befüllt.
Vom ersten Tag an wurde die neue Druck-/
Poststraße richtig gefordert, zumal die
Bundesknappschaft neben der bisherigen
Korrespondenz nun auch die gesetzlich vor-
geschriebene Renteninformation versenden
muss – das sind nicht weniger als 600.000
Briefe zusätzlich im Jahr.
Hier zahlt sich auch die Portooptimierung
aus: Durch die automatische Frankierung
der Post spart die Bundesknappschaft etwa
ein Prozent der Portokosten.Bei mehreren
Millionen Briefen immerhin eine fünfstellige
Euro-Summe pro Jahr.
Auch die Verarbeitung von Dokumenten für
die interne Ablage erfolgt deutlich schneller
und komfortabler. Softwaregesteuert erhält
jedes Deckblatt einer Fachabteilung beim
Druck einen Code. Der so genannte
„Sequenzer“ erkennt diesen Code und

sammelt die dazugehörigen Dokumente, die

dann automatisch banderoliert werden. Die
aufwendige Suche nach Deckblättern und
das Bündeln von Hand entfallen.

Mit Océ in die Zukunft
Mit der Installation der neuen Druck-/Post-
straße ist die Bundesknappschaft langfristig
gut gerüstet. Zukünftig sollen alle Bereiche
von der Anlage profitieren: die Krankenver-
sicherung,die Rehabilitation und die allge-
meine Verwaltung. Für die Drucksysteme
wird das steigende Volumen kein Problem
sein – die Océ Pagestream 470 lässt sich
problemlos auf 1.000 Blatt pro Minute auf-
rüsten. Und auch die Kuvertierstraße hat
mit ihrer Leistung von 12.000 Briefen in
der Stunde ausreichend Puffer für kommen-
de Aufgaben. „Die Bundesknappschaft war
anfangs skeptisch, ob dieses Projekt fristge-
recht realisiert werden kann“, erzählt Hel-
mut Vogel, „doch mit der Koordination des
Projekts haben wir die hohen Erwartungen
erfüllt und alle gesteckten Ziele erreicht.“