Vier Millionen –und kein Ende in Sicht
Mit 22.000 überwiegend mittelständischen Mitgliedern ist die Industrie- und Handelskammer für das südöstliche Westfalen in Arnsberg zwar eine eher mittelgroße IHK, trotzdem hat sie mit knapp vier Millionen Drucken und Kopien im Jahr einen ausgesprochen hohen Druckoutput. Daran wird sich so schnell auch nichts ändern, denn Dokumente wie Mitglieder- und Schuldnerlisten, Mitteilungen zur Berufsbildung und Rundschreiben werden auch in den nächsten Jahren als gedruckte Dokumente zu den Mitgliederfirmen gehen. Hinzu kommen als größter Einzelposten über zwei Millionen Drucke für die sehr aktive Weiterbildungsgesellschaft, die als eigenständige GmbH eine hundertprozentige Tochter der IHK Arnsberg ist. Für sie produziert die Hausdruckerei Schulungsunterlagen und einen monatlichen Newsletter, der an die Mitgliedsfirmen der IHK verschickt wird. Über die Jahre hinweg hatte sich für alle denkbaren Kopieraufträge ein Workflow entwickelt, der auf analogen Vorlagen beruhte, die in der Hausdruckerei kopiert, bearbeitet und versandt wurden.

 

Ein ungewöhnliches Erlebnis
Wirklicher Änderungsbedarf bestand also auf den ersten Blick nicht, „Im Grunde haben wir nur nach einem Ersatz für unser Kopiersystem gesucht, da der bestehende Vertrag auslief. Und anstatt ihn einfach zu verlängern, wollten wir uns erst einmal mehrere Angebote machen lassen“, erinnert sich Alexander Hennecke „Kurz nach unserer Anfrage meldete sich die Vertriebsbeauftragte von Océ bei mir, um darüber zu sprechen“, erzählt er. „Das war für uns ein ungewöhnliches Erlebnis, andere Anbieter haben zumeist einfach nur ein Angebot geschickt, so auch der bisherige Dienstleister. Das Vorgehen von Océ hat uns gezeigt, dass sich hier jemand um uns kümmert, sich mit uns beschäftigt und sein Know-how mit unseren Anforderungen zusammenbringt“, schildert Alexander Hennecke seine Eindrücke.

 

Ideen für die Zukunft
In dem folgenden Workshop mit Océ und einem ziemlich großen Teilnehmerkreis aus Anwendern, dem Leiter der Weiterbildungsgesellschaft und dem Verwaltungsleiter kamen dann Ideen auf den Tisch, durch die ein bloßer Austausch des Kopierers ziemlich schnell als unzureichend erschien.
„Wir haben zum Beispiel über die Anforderungen der Weiterbildungs-Dozenten gesprochen, die ihre Schulungsunterlagen dann digital schicken können“, erinnert sich Alexander Hennecke. „Die Kosten der
Arbeitsplatzdrucker wurden thematisiert und die Möglichkeiten, Volumen von dort und von anderen Druckorten in die Hausdruckerei zu verlagern. Die hohen Kosten für Tonerkartuschen der Arbeitsplatzdrucker, der notwendige hohe Lagerbestand, der hohe Verwaltungsaufwand etc. sind eigentlich nicht mehr zu rechtfertigen.“ Ziemlich schnell beschloss die IHK Arnsberg deshalb den Sprung vom analogen in das digitale Zeitalter. Grundlage für die Umstellung sollte ein leistungsfähiges Drucksystem sein, auf das alle Mitarbeiter des Hauses mittel einer Druckmanagement-Software über das interne Netzwerk zugreifen können.

 

Alle Erwartungen erfüllt
In seinem neuen Océ Document Production Centre, bestehend aus einer Océ DPS400 und Océ Doc Works, sieht Alexander Hennecke eine nahezu perfekte Lösung für alle Druck- und Kopieranforderungen des Hauses. Schon wenige Wochen nach der Installation von Doc Works registriert er einen deutlichen Anstieg des digitalen Druckvolumens und des elektronischen Auftragseingangs in der Hausdruckerei. Einen Grund dafür sieht er in der einfachen Bedienung der Software. „Da braucht man keine großen Schulungen, wir haben den Leuten einmal gezeigt, wie sie Doc Works sozusagen als Drucker aufrufen, das Jobticket ist letztlich ja selbsterklärend, die Kostenstellenerfassung funktioniert problemlos, da bleiben eigentlich kaum Wünsche offen“, lautet sein erstes Fazit. Und seit dem ersten Druck der Jahreskontenübersichten steht endgültig fest, dass das ODPC alle Erwartungen erfüllt und neben den qualitativen Verbesserungen und einem einfachen Workflow auch eine deutliche Reduzierung der Kosten mit sich gebracht hat. Die Tage der Arbeitsplatzdrucker, so scheint es, sind bei der IHK Arnsberg gezählt.