Ein unternehmensweites elektronisches Dokumenten-Managementsystem einzuführen, stellt selbst für die Organisationsstruktur mittelständischer Unternehmen eine große Herausforderung dar. Die Ablösung der bisher üblichen Papierakten birgt zwar in der Regel ein enormes Potenzial an Prozessoptimierungen in sich, bedeutet aber auch ein bisschen „Revolution der Bürokultur“: Die seit langem gewohnten „Pfade“ gilt es zu verlassen und alle Beteiligten müssen sich auf neue Arbeitsweisen einstellen.

Bei der Dr. Dr. Heissmann GmbH, einer Unternehmensberatung für betriebliche Altersversorgung und Gesamtvergütung in Wiesbaden, fiel der Startschuss für das Projekt „DMS-Einführung“ im November 2004. Geschäftsführer Rainer Schmidt hatte frühzeitig erkannt, dass ein elektronisches DMS enorme Möglichkeiten hinsichtlich einer besseren Zusammenarbeit und insbesondere eines optimierten Wissenstransfers bot. Bereichsübergreifende Aufgaben hatten zugenommen, so dass immer häufiger verschiedene Abteilungen gemeinsam an einem Kundenprojekt arbeiteten. Dabei wurden bisher weite Teile der Informationen und des Schriftwechsels in einer (Papier-) Kundenakte abgelegt und waren damit häufig nur dem jeweils aktuellen Bearbeiter zugänglich.

 

Hinzu kam – wie in vielen anderen Firmen auch – das „historisch gewachsene“ Dateisystem für die Dokumenten-Ablage auf einem File-Server und auf den jeweiligen Festplatten der Arbeitsplatz-PCs. Durch das neue Archivsystem verspricht sich Heissmann ein optimiertes Ablagesystem mit einfacher und logischer Struktur, das Mehrfachspeicherungen überflüssig macht und eine automatische Versionskontrolle beinhaltet.

 

Dies jedenfalls ergab eine Zielanalyse, die das neu gegründete Projektteam, bestehend aus dem Referenten für Betriebsorganisation Marc Mebert, dem Kaufmännischen Leiter Rüdiger Haasis und dem EDV-Bereichsleiter Fritz Fuchs, im Rahmen einer Vorstudie durchführte. Das unmissverständliche Urteil der drei Experten: Nicht nur der – für eine Unternehmensberatung essenzielle – Prozess des Wissensmanagements, sondern auch die Arbeitsabläufe im Kundengeschäft werden mit dem geplanten Archivsystem deutlich optimiert.

 

Als Konsequenz wurde im Februar 2005 die Entscheidung zur Einführung eines neuen Systems getroffen. Oberstes Ziel von einem optimalen Wissenstransfer profitieren.

 

In einem ersten Projektschritt sollten dabei zunächst die Komponenten mit der größten Breitenwirkung über das neue System archiviert werden: der E-Mail-Verkehr, die Office-Dateien sowie die sogenannten hauseigenen „Host-Listen “(Großrechner-output der Bewertungssoftwareauf Papier). In einem später zurealisierenden zweiten Abschnitt sollen zudem Lösungen für den Fax-Verkehr, die „gelbe“ Post und die Archivierung von Publikationen erarbeitet sowie einW issensarchiv aufgebaut werden.

 

Die Vorteile eines solchen Systems liegen auf der Hand: Jedes Dokument muss nur einmal nach einem vorgegebenen System zentral gespeichert werden. Das spart nicht nur Speicherplatz (auf den PCs und im Archivkeller), sondern ermöglicht allen Mitarbeitern bei einer sekundenschnellen Suche einen zeitgleichen und ortsunabhängigen Zugriff auf das vollständige „Wissen“ des gesamten Unternehmens. Darüber hinaus können alle Dokumente zentral verwaltet (wichtig z. B. bei gesetzlichenVorschriften zur Aufbewahrung) und mit individuellen Rechten (Lesen, Schreiben, Bearbeiten) versehen werden.

 

Insbesondere die mit einer eigenen Software erzeugten, speziell für die Bewertung von Altersversorgungsleistungen wichtigen sogenannten „grünen“ Host-Listen stellten bei der Auswahl der am besten geeignetenSoftware eine besondere Herausforderung dar. Nicht zuletzt deshalb fiel die Entscheidung, für die komplexe Realisierung auf die Erfahrungen der DMS-Spezialisten von Océ und leistungsstarke Software der Saperion AG zu setzen.

 

Knapp zwei Jahre später ist sich MarcMebert sicher: „Heissmann war und istmit seinen besonderen Anforderungen sicherlichauch ein besonderer Kunde undwie bei jedem Projekt gibt es selbstverständlichauch schwierige Phasen. Doch die Mitarbeiter von Océ haben mir stets das Gefühl vermittelt, dass jemand da ist, der hilft, und dass es auch für das schwierigste Detail immer einen Lösungsweg gibt.“

 

Als besonders positiv bewertet Mebertim Rückblick die Tatsache, dass mit Océ nicht der Software-Hersteller selbst dieU msetzung begleitet hat: „Das Océ Team hatte bei unseren Fragen zur Software und unseren Problemen immer ein offenes Ohr und auch Verständnis für unseren Standpunkt. Ganz entscheidend für unser Fortkommen war darüber hinaus auchd er gute direkte Draht von Océ zu den Saperion-Entwicklern.  Gemeinsam mit Océ waren wir hier einfach ein stärkeres Team.

 

“Der wichtigste Erfolgsfaktor für Mebert war jedoch die umfassende Beratung von Océ und das, wie er sagt, „Mitdenken über den Tellerrand hinaus“. Für Océ Projektleiter Martin Kutschinski und den Océ Senior Consultant und DMS-Berater Bernhard Ridder eine Selbstverständlichkeit. Kutschinski: „Um schnell zu messbaren Ergebnissen zu kommen, haben wir ganz bewusst auf eine Mischung aus langfristiger Planung und einer schnellen, experimentellen Umsetzung gesetzt. Uns war es sehr wichtig, dass wir zunächst die einfacher umzusetzenden Komponenten mit den größten Effekten lauffähig gemacht haben. “Diese „Projektphilosophie“ hat sich so gut bewährt, dass die „ersten Früchte“ der gemeinsamen Arbeit bereits geerntet werden konnten: Während sich das eigene Archivsystem in der erfolgreichen Pilotphase befindet, wurde im Jahr 2006 innur sechs Monaten „quasi nebenbei“ mit der gleichen Software ein elektronisches Archiv für einen großen Kunden der Dr. Dr. Heissmann GmbH eingerichtet. Zwar war hier eine geringere Komplexität gefordert, dafür musste jedoch eine sehr große Anzahl an Dokumenten (jährlich ca.160.000) unter erhöhten Sicherheitsanforderungen verwaltet werden. Die ersten Reaktionen auf dieses im Dezember 2006 gestartete System waren rundum positiv: In der betroffenen Abteilung kam es bereits in den ersten Wochen zu deutlichen Arbeitserleichterungen.

 

Keine Frage: Das erfolgreiche Team „Heissmann-Océ“ fiebert nach dieser guten Erfahrung dem Roll-out des Systems entgegen, denn, so Océ Berater Martin Kutschinski, „am spannendsten sind doch immer diejenigen Projekte, bei denen etwas entwickelt werden soll, was es so bisher noch nicht gab.

 

Mit fast 300 Mitarbeitern und mehr als 50 Jahren Markterfahrung gehört die Dr. Dr. Heissmann GmbH zu den erfolgreichsten Unternehmensberatungsgesellschaften der Branche. Heissmann entwickelt maßgeschneiderte Konzepte für die risikolose, effektive betriebliche Altersversorgung sowie zur leistungs- und erfolgsorientierten Vergütung.

 

Interdisziplinäre Beratungsleistungen zeichnen Heissmann aus. Als moderner Consulting-Dienstleister werden die Kunden von der Konzeption bis zur Umsetzung ihrer Projekte ganzheitlich beraten und betreut. Zu den angebotenen Dienstleistungen gehören neben der Entwicklung und Umsetzung maßgeschneiderter Konzepte zur betrieblichen Altersversorgung und zur leistungs- und erfolgsorientierten Vergütung auch die Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten, Beratung zu arbeits- und steuerrechtlichen Fragestellungen und Bilanzierungsfragen, Investment Consulting, Organisationsberatung, Pension, Administration und Softwareentwicklung, Vermittlung von versicherungsförmigen Lösungen und Kommunikationsdienstleistungen.

 

Mit Buck Heissmann, international ausgerichteten Tochtergesellschaft, verfügt die in Wiesbaden ansässige Heissmann GmbH über ein eigenes europäisches Niederlassungsnetz. Die Zusammenarbeitmit großen internationalen Partnern sichert darüber hinaus den Zugang zu einem globalen Beraternetzwerk.