Hunderttausende Besucher
Die Berlinale ist eine der renommiertesten Kulturveranstaltungen in Deutschland. Kaum ein anderes Ereignis lockt regelmäßig so viele internationale Stars nach Berlin. Entsprechend groß ist das Interesse bei den Medien und in der Öffentlichkeit. 320.000 Kinobesucher, etwa 3.500 akkreditierte Medienvertreter und mehrere Tausend geladene Gäste wollen angemessen betreut werden. Der Organisationsaufwand für den reibunglosen Ablauf dieser Festspiele ist riesig. Allein für die Koordination der zahlreichen Dienstleister sind Dutzende von Mitarbeitern nötig.

 

Erfahrener Projektsteuerer gesucht
Um das Veranstaltungsteam von einem Teil dieser Aufgaben zu entlasten, hat sich die Geschäftsführung der Internationalen Filmfestspiele Berlin – ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH – bei der Vorbereitung der Berlinale 2003 erstmals dazu entschlossen, nahezu alle Dienstleistungen rund um den Bereich Dokumenten- und Printmanagement als Gesamtpaket auszuschreiben. Gesucht wurde ein kompetenter Projektsteuerer für die Bereiche Druckmanagement Offset, Großformatdruck und Presseservice.

 

Umfangreiches Leistungsspektrum gefragt
„Als wir im November 2002 von der Ausschreibung für das Dokumenten- und Druckmanagement der Berlinale 2003 erfahren haben, blieben uns noch genau vier Tage bis zur Abgabe des Angebots“, sagt Samuel Zach, Account Manager bei OFS. In den Ausschreibungsunterlagen waren 59 Einzelpositionen aufgelistet. Dazu gehörten unter anderem die datenbankgestützte Produktion des Messeguides, des Programms der Berlinale, der Druck der Kataloge, das Schnittstellenmanagement zwischen Grafik- und Druckproduktion, der Scan- und Druckservice für das operative Geschäft während der Berlinale und die komplette Planung und Kalkulation aller Ressourcen für den Druckbereich.

 

OFS erfolgreich durchgesetzt
„Das Projekt war eigentlich wie geschaffen für uns, da wir gerade bei der Steuerung der komplexen Daten- und Dokumentenströme unsere langjährige Erfahrung ausspielen konnten“, sagt Samuel Zach. Dennoch stand das gesamte OFS-Team vor einer großen Herausforderung. Samuel Zach: „Wir mussten uns zunächst einmal bei der Ausschreibung gegen etliche renommierte Dienstleister durchsetzen, die teilweise schon seit Jahren mit den Festspielen zusammengearbeitet hatten. In den Angebotsunterlagen haben wir besonders deutlich gemacht, dass mit den Leistungen von OFS gleichzeitig großes Know-how und Beratungspozential verbunden sind.“ Ein Ziel des OFSTeams war es, den Veranstaltern eine transparente und stabile Budgetplanung für das gesamte Druck- und Dokumentenmanagement zu garantieren. Der Aufwand hat sich gelohnt. Mitte Dezember 2002 erhielt OFS den Zuschlag für das Projekt.

 

Gemeinsam mit renommierten Partnern
Eine der wichtigsten Aufgaben im Rahmen des Berlinale- Projektes war die Steuerung sämtlicher Druckdienstleistungen. Da OFS über große Erfahrung im Management komplexer Druckprojekte verfügt, waren die Partner, mit denen das Projekt schließlich durchgeführt wurde, schnell gefunden. Die gesamte Druckvorstufe einschließlich Lithografie wurde in Zusammenarbeit mit den „Medienprofis“ in Leipzig realisiert. Die Offsetaufträge wurden von Salzland Druck in Staßfurt abgewickelt, die Tickets ließ das OFSManagement bei einem Partner in Belgien produzieren. Sämtliche Großformatdrucke wie Backlits, Banner und Plakate wurden auf Océ-Systemen oder an OFS-Standorten produziert.

 

Einbindung in das Berlinale-Netzwerk
Pünktlich zur Berlinale waren alle Druckaufträge realisiert. 327.000 Eintrittskarten, 512 Katalogseiten mit einer Auflage bis zu 25.000, 2.143 Backlits, 250 Quadratmeter Großformatdrucke, 30.000 108-seitige Guides. Die täglichen Informationen über Messeaktivitäten und die Mitteilungen für die Presse wurden von OFS-Mitarbeitern vor Ort auf zwei Océ VarioPrint 2070 gedruckt. Die Systeme waren in das Netz der Festspiele eingebunden und konnten Dank einer genau abgestimmten Systemdefinition mit dem IT-Department der Berlinale kommunizieren. Die Scan-Logic-Technologie erfasste zunächst die Texte aus den Originalvorlagen. Mit Hilfe des Software-Tools Imaging Professional konnten anschließend formatgleiche und nutzerfreundlich aufbereitete Dokumente in weniger als einer Stunde zur Verfügung gestellt werden.

 

Erfolgreiches Management rund um die Uhr
Insgesamt wurden auf dieser Systemwelt in acht Tagen 650.000 Seiten gedruckt. Die 26 Mitarbeiter des OFS-Teams haben die Projektsteuerung Druck- und Dokumentenmanagement rund um die Uhr aufrecht erhalten. Samuel Zach: „Der Erfolg des Berlinale-Projekts beruht zum einen Teil auf den enormen Ressourcen, die Océ mobilisieren kann, zum anderen Teil aber natürlich auch darauf, dass es uns gelungen ist, renommierte und leistungsfähige Partner erfolgreich in das Projekt einzubinden.“