Zentralisierung und Outsourcing
Das Ergebnis der Umstrukturierung hieß
für ALNO jedoch nicht nur Zentralisierung
der verschiedenen Dienstleistungsbereiche.
Konsequent wurde darüber
nachgedacht, die Abteilungen aus dem
Unternehmen auszugliedern. Thomas
Hofmann: „Auch wenn sie für das tägliche
Geschäft unentbehrlich sind – der
Druck und der Transport von Dokumenten
sind Hilfsfunktionen für uns. Für
Unternehmen wie Océ dagegen gehören
sie zum Kerngeschäft. Sie haben das entsprechende
Know-how und können die
Dienstleistungen deutlich effizienter und
in höherer Qualität erbringen.“ Nachdem
sich diese Erkenntnis in Pfullendorf manifestierte,
hat ALNO im vierten Quartal
2001 die Bereiche des Dokumenten-
Managements zur Übernahme ausgeschrieben.
Im Dezember fiel die Entscheidung:
Von mehreren Mitbewerbern erhielt die
Océ-Deutschland Business Services
GmbH den Zuschlag.

Gute Erfahrungen und wirtschaftliches Angebot
Dass ALNO und Océ seit vielen Jahren
erfolgreich zusammenarbeiten, war sicherlich
ein wichtiger Grund für diese Entscheidung.
Immerhin sind im Werk
Pfullendorf knapp 30 Océ-Kopierer im
zentralen und dezentralen Einsatz. So
haben die ALNO-Mitarbeiter bereits gute
Erfahrungen mit dem Know-how, der
leistungsstarken, robusten und zuverlässigen
Technik und dem kundenorientierten
Service der Mülheimer sammeln können.
Letztlich ausschlaggebend für den
Vertrag mit der Océ-Deutschland
Business Services GmbH (OBS) aber war
das wirtschaftliche Angebot. Hierfür hat
die OBS in enger Kooperation mit ALNO
alle Schnittstellen und Prozessketten zwischen
den Fachabteilungen und Dienstleistungsbereichen
und innerhalb der einzelnen
Services strukturiert analysiert,
Kosten inventarisiert, Personal- und
Flächenbedarf ermittelt und Prozesse konsequent
reorganisiert.

Ergebnis: das OBS-Dienstleistungszentrum
Im Januar 2002, nur ein Monat nach
Vertragsunterzeichnung, wurden die
einzelnen Unternehmensbereiche – RZOutput,
Poststelle, Printshop, Büromateriallager,
Archiv, Fleetmanagement
und Telefonzentrale – zum OBS-Dienstleistungszentrum
zusammengeführt. Und
das parallel zur täglich anfallenden Arbeit.
Das Angebotsspektrum wurde sogar noch
erweitert: Im Dienstleistungsstandort wird
jetzt der zentrale E-Mail-Eingang von
ALNO verwaltet; der Bereich Helpdesk
unterstützt ALNO-Mitarbeiter bei Anwendungen
im Großrechnerbereich und
am PC. Die lange Laufzeit des Vertrages
schafft Sicherheit für beide Seiten. Auch
für die insgesamt zwölf Mitarbeiter, die
am neuen OBS-Standort beschäftigt sind.
„Ich freue mich darüber, dass die übernommenen
Kollegen eine langfristige Perspektive
in einem Unternehmen bekommen
haben, für das das Management von
Informationen und Dokumenten zum
Kerngeschäft gehört“, sagt Thomas
Hofmann.

Niedrigere Kosten, höhere Qualität
Durch die Zentralisierung der einzelnen
Dienstleistungsbereiche lassen sich Synergieeffekte
besonders sinnvoll nutzen. So
können Aufträge nicht nur schneller als
früher, sondern auch deutlich günstiger
erledigt werden. ALNO wurde eine Kostenersparnis
vertraglich garantiert. Weiterer
Vorteil: Die ALNO-Mitarbeiter können
die OBS-Dienstleistungen durchschnittlich
zehn Stunden am Tag, einige sogar
rund um die Uhr in Anspruch nehmen.