Commande des documents et sécurité comme premier commandement
Garaventa est dans les affaires depuis 65 ans. Au fil du temps, environ 150.000 dessins techniques se sont amassés et ce chiffre ne fait que s'accroître. Chaque jour, 45 à 55 personnes travaillent simultanément sur un projet et établissent 20 à 50 nouveaux jeux de dessins. Chaque dessin doit en outre contenir des informations liées au projet et ajoutées à partir de sources externes. Toutes ces informations doivent être enregistrées dans les archives de Garaventa. En outre, les dessins doivent pouvoir être consultés ultérieurement – même avec les données les plus actuelles. Cela signifie qu'ils doivent être à la disposition de tous les départements, partenaires contractuels et clients sur demande.
La gestion de documents de Garaventa doit en plus soutenir impérativement la directive principale de l'entreprise: la sécurité est primordiale. C'est pourquoi le flux de documents doit être commandé de façon optimale. Les archives peu fiables n'ont rien à faire ici.
Des temps de réalisation plus courts et une solution sûre pour l'avenir
Avec l'ancienne intégration de documents, les temps de réalisation étaient longs chez Garaventa. Les collaborateurs travaillant aux archives classaient les dessins manuellement. Selon le nombre de documents, ils n'avaient parfois rien à faire et étaient complètement débordés à d'autres moments. En général, il fallait deux à trois jours pour obtenir un dessin. En cas de réparation urgente ou de question du client, des documents devaient être immédiatement consultés et les dessins ne pouvaient pas être fournis suffisamment vite. De plus, les documents analogiques de Garaventa qui existaient sur papier et microfilm devaient être numérisés. Cette numérisation garantit aux dessins une plus longue durée de vie et le processus offre une sécurité supplémentaire car Garaventa doit présenter des documents précis non seulement aujourd'hui mais aussi à l'avenir.
La décision en faveur d'Océ
Garaventa a opté pour la solution Océ suivante:
- Océ Business Services
- La suite logicielle Océ Engineering Exec® avec les modules Océ Print Exec® Pro (pour la gestion des impressions) et Océ Doc Exec® Pro (pour l'archivage)
- Le système modulaire multifonctions Océ TDS600 avec fonctions d'imprimante et de scanner et une plieuse en ligne.
"Nous savions où nos problèmes se situaient" explique Szalai. "Océ nous a montré ce qui était possible. Du conseil jusqu'à l'intégration complète, ce processus a pris moins de six mois."
Les archives numériques d'Océ fournissent les résultats escomptés
Garaventa a opté pour la mise en place d'une solution adaptée qui pouvait être totalement intégrée dans l'environnement informatique existant. Le cœur de ce système est constitué de la suite logicielle modulaire Océ Engineering Exec® composée d'Océ Doc Exec® Pro pour l'archivage. Ce module offre des fonctions complètes pour la saisie de documents et permet l'accès 24 heures sur 24. Cette solution a permis d'améliorer les processus de documents chez Garaventa. Les documents sont créés, envoyés et enregistrés automatiquement dans les archives numériques à partir de 50 postes de travail de CAO. Les goulots d'étranglement précédents ne se produisent plus. Les archives individuelles onéreuses et peu fiables ont été éliminées. Les documents numérisés de Garaventa ont une durée de vie de 10 à 30 ans.
Accès autorisé et durées de réalisations plus courtes
Avec la solution Océ, tous les utilisateurs autorisés - c'est-à-dire les collaborateurs de Garaventa, les collaborateurs des lieux d'intervention distants et les contractants, ont accès direct aux documents des archives soit via l'Intranet ou via Internet. Les archives numériques assurent la disponibilité des documents ainsi que des temps de recherche minimaux et veillent à ce que le processus puisse être réalisé plus simplement et plus rapidement. Les collaborateurs aux archives peuvent gérer plus efficacement le flux de documents de Garaventa, les questions urgentes de clients trouvent une réponse beaucoup plus vite.
Impression et numérisation efficaces et productives
Pour la gestion des impressions, Garaventa a choisi le système multifonctions TDS600 d'Océ intégré dans le module Océ Print Exec® Pro d'Océ Engineering Exec®. Ensemble, ces systèmes constituent une solution productive qui répond aux exigences de Garaventa en matière d'impression et de numérisation de documents. Chaque utilisateur autorisé peut sélectionner des documents à imprimer avec Job Tickets. La fonction de numérisation d'Océ TDS600 permet la numérisation de toutes les archives analogiques de Garaventa par des intérimaires. Entre-temps, Garaventa a décidé de faire numériser les microfilms d'un seul coup par une société étrangère et les fichiers ainsi créés entrent parfaitement dans les archives Océ. Le résultat général? "Un énorme gain de temps" commente Szalai. Et les coûts? "Nous avons déjà récupéré tous les coûts occasionnés."
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