Garaventa ist seit 65 Jahren im Geschäft. Im Laufe der Zeit haben sich ca. 150.000 technische Zeichnungen angesammelt, und diese Zahl erhöht sich laufend. Jeden Tag arbeiten ca. 45 bis 55 Personen gleichzeitig an einem Projekt und erstellen 20 bis 50 neue Zeichnungssätze. Jede Zeichnung muss zusätzlich projektbezogene Informationen enthalten, die aus externen Quellen eingefügt werden. Und alle diese Informationen müssen in das Archiv von Garaventa aufgenommen werden. Ausserdem müssen die Zeichnungen wieder abgerufen werden können - und zwar mit den aktuellsten Daten. Das heisst, sie müssen ohne Weiteres allen Abteilungen, Vertragspartnern und Kunden auf Wunsch zur Verfügung gestellt werden.
Das Dokumentenmanagament von Garaventa muss darüber hinaus auf jeden Fall die wichtigste Richtlinie des Unternehmens unterstützten: Sicherheit als erstes Gebot. Deshalb muss der Dokumentenfluss optimal gesteuert werden. Fehleranfällige Archive kommen nicht in Frage.

 

Schnellere Abwicklungszeiten und eine zukunftssichere Lösung

Mit der bisherigen Dokumentenintegration bei Garaventa waren die Abwicklungszeiten lang. Die Mitarbeiter des Archivs legten die Zeichnungen manuell ab. Abhängig von der Anzahl der Dokumentenanforderungen hatten sie manchmal nichts zu tun oder waren völlig überlastet. In der Regel dauerte es zwei bis drei Tage, bis man eine Zeichnung erhielt. Wenn eine dringende Reparatur anfiel oder eine Kundenfrage auftauchte, mussten Dokumente sofort abgerufen werden, und die Zeichnungen konnten nicht schnell genug besorgt werden. Außerdem mussten die analogen Dokumente von Garaventa, die auf Papier und Mikrofilm vorlagen, digitalisiert werden. Damit werden die Zeichnungen langlebiger; ausserdem bietet das Verfahren zusätzliche Sicherheit, da Garaventa nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft genaue Dokumente vorlegen muss.
 

 

Garaventa entschied sich für folgende Océ Lösung:

"Wir wussten, wo unsere Probleme lagen", erklärt Szalai. "Océ zeigte uns, was möglich war. Von der Beratung bis hin zur vollständigen Integration dauerte der gesamte Prozess weniger als sechs Monate."

 

 

Das digitale Archiv von Océ liefert die geforderten Ergebnisse

 

Garaventa entschied sich für die Implementierung einer angepasste Lösung, die vollständig in die vorhandene IT-Umgebung integriert werden konnte. Den Kern dieses Systems bildet das modulare Softwarepaket Océ Engineering Exec® mit Océ Doc Exec® Pro für die Archivierung, das umfassende Funktionen für die Dokumenterfassung bietet sowie den Zugriff rund um die Uhr ermöglicht. Diese Lösung führte zu verbesserten Dokumentenprozessen bei Garaventa. Dokumente werden von 50 CAD-Arbeitsplätzen aus erstellt und versandt und automatisch im digitalen Archiv gespeichert. Die früheren Engpässe treten jetzt nicht mehr auf. Teure und fehleranfällige individuelle Archive wurden eliminiert. Die digitalisierten Dokumente von Garaventa haben eine Lebensdauer von 10 bis 30 Jahren.

 

 

 

Mit der Océ Lösung haben alle autorisierten Benutzer - dazu gehören Mitarbeiter von Garaventa, Mitarbeiter an fernen Einsatzorten und Vertragsnehmer - von ihrem Arbeitsplatz aus entweder über das Intranet oder über das Internet direkten Zugriff auf Dokumente im Archiv. Das digitale Archiv ermöglicht die Dokumentenverfügbarkeit, kürzeste Recherchezeiten und sorgt dafür, dass der Prozess einfacher und schneller abgewickelt werden kann. Die Mitarbeiter des Archivs können den Dokumentenfluss bei Garaventa effizienter verwalten, dringende Kundenanfragen können erheblich schneller beantwortet werden.

 

 

Für das Druckmanagement wählte Garaventa das multifunktionale System TDS600 von Océ, welches in das Modul Océ Print Exec® Pro von Océ Engineering Exec® integriert ist. Zusammen bilden diese Systeme eine produktive Lösung, die die Anforderungen von Garaventa an das Drucken, Scannen und Digitalisieren von Dokumenten erfüllt. Jeder autorisierte Benutzer kann mit Job Tickets Dokumente zum Drucken auswählen. Mit den Scanfunktionen von Océ TDS600 kann das Digitalisieren des umfassenden analogen Archivs von Garaventa von Zeitarbeitskräften durchgeführt werden. In der Zwischenzeit entschied sich Garaventa, die Mikrofilme auf einen Schlag von einer Fremdfirma einscannen zu lassen, und die daraus resultierenden Dateien passen perfekt in das Océ Archiv. Das Gesamtergebnis? "Enorme Zeitersparnis", kommentiert Szalai. Und die Kosten? "Wir haben bereits alle entstandenen Kosten wieder eingefahren."